Funguje a tiež umožňuje optimalizáciu. Vypracovanie návrhov na optimalizáciu práce služby personálneho manažmentu organizácie na príklade Optima LLC

Vo firme s viacerými osobami sú spravidla rôzne oddelenia - predaj, marketing, účtovníctvo a pod. Úlohy, ktoré tieto služby riešia, sú veľmi rozdielne, rozdielne sú aj princípy ich organizácie a fungovania. Je však možné popísať univerzálny algoritmus, ktorý je možné použiť na optimalizáciu akéhokoľvek oddelenia bez ohľadu na jeho účel a organizačnú štruktúru. To je to, čo teraz urobíme.

Čo je optimalizácia?

Prevádzková optimalizácia je súbor opatrení zameraných na zvýšenie efektívnosti oddelenia (alebo podniku ako celku). Podstatu týchto udalostí možno vyjadriť známym mottom - „Vyššie, ďalej, lepšie!“ To znamená, že v dôsledku prijatých opatrení začne divízia vykazovať zvýšenú produktivitu, znížené náklady atď.

Tak poďme na to. Našou úlohou je popísať univerzálne stupne optimalizácie činnosti jednotky.

Zobrazí sa požiadavka na optimalizáciu

Formálna žiadosť o optimalizáciu môže prísť od vedenia spoločnosti aj od vedúceho oddelenia, ktorí hľadajú „čo tu opraviť“. V druhom prípade je teda požiadavka zvyčajne dosť všeobecná, zameraná na všeobecné zlepšenie systému, a v prvom je špecifickejšia, spôsobená nespokojnosťou s konkrétnymi ukazovateľmi oddelenia. Napríklad vedúci spoločnosti môže chcieť znížiť náklady na určitú službu. Hovorí sa, že konzumuje príliš veľa. Táto túžba sa obzvlášť často objavuje v súvislosti s divíziami, ktoré priamo neovplyvňujú hospodárske výsledky spoločnosti. Príkladom je personálne oddelenie, najmä ak sa jeho funkcie obmedzujú na nábor.

Túžba znižovať náklady však zďaleka nie je jediným motívom zmeny. Najčastejšie ide o to, že rezort v súčasnej podobe nezvláda svoje povinnosti dostatočne efektívne.

Formulácia požiadavky slúži ako spúšťací prvok, tu všetko začína. A prvou fázou tejto akcie je „Definovanie poslania a ekonomickej funkcie jednotky“

Definovanie poslania a ekonomickej funkcie jednotky

Tento bod pravdepodobne spôsobí najväčšie prekvapenie. Zdalo by sa, čo treba určiť? Obchodné oddelenie predáva, kuriérska služba doručuje, reklamné oddelenie inzeruje. A tak ďalej. Všetko však vôbec nie je také jednoduché.

Začnime tým, že v dnešnom ruskom biznise je pojmový aparát viac-menej zavedený, no s pracovnými povinnosťami v rámci jednej pozície má k unifikácii ešte veľmi ďaleko. Ľudia na pozícii s rovnakým titulom môžu v rôznych spoločnostiach robiť úplne odlišné veci. Najvýrečnejším príkladom sú obchodníci. Rozsah povinností, ktorými môžu byť poverení, siaha od napísania koncepcie rozvoja podnikania až po osobný predaj. Rovnako je to aj s HR manažérmi. Pre niektorých je to školenie, motivácia, firemná kultúra, pre iných chronický beznádejný nábor. A takýto spread možno nájsť vo väčšine spoločností.

A to je dôvod, prečo pred zlepšením niečoho musíte určiť, aké miesto toto niečo zaujíma v celkovej budove spoločnosti.

V súlade s tým bude odpoveď na túto otázku zahŕňať:

1. Popis konkrétnych úloh riešených na úrovni tohto útvaru

2. Miesto rozdelenia v celkovej činnosti spoločnosti

3. Určenie ekonomickej účasti na všeobecných aktivitách spoločnosti

Pri odpovediach na tieto otázky by ste sa mali snažiť zachovať maximálnu jasnosť a konkrétnosť znenia. Napriek tomu sa to nerobí „pre parádu“, takže formulácie ako „všetkým možným spôsobom prispieť k rastu blahobytu spoločnosti“ tu nie sú vhodné.

Definícia výkonnostných kritérií

Tento bod je kľúčový. V závislosti od toho, čo sa zvolí ako kritérium účinnosti, bude vychádzať všetka ďalšia práca. Kritériá sa spravidla vyberajú na základe úloh definovaných v predchádzajúcom odseku. To znamená, že analýza je založená na plnení „štatutárnych cieľov“ jednotky. Napríklad pre bezpečnostnú službu je definovaná úloha „zabránenie krádežiam majetku spoločnosti“, čiže počet krádeží bude práve týmto kritériom pre túto úlohu.

Predtým formulované úlohy nám teda dávajú možnosť posúdiť efektívnosť akcií jednotky.

Ak sa stretávame s nemožnosťou hodnotenia, znamená to, že úlohy boli formulované nesprávne, v procese vznikali nejasné a nezmyselné formulácie a musíme sa vrátiť o jeden bod späť. Na kolíku je umývanie, začnite odznova.

Ale teraz - kritériá boli definované a naším ďalším krokom bude „Posúdenie účinnosti jednotky“

Hodnotenie výkonu jednotky

Tu je všetko jasné. Berieme vybrané výkonnostné kritériá a podľa každého z nich vyhodnotíme situáciu. Niektoré veci sa dajú posúdiť číselne, niektoré na základe princípu „uspokojivý/neuspokojivý“. Výsledkom je všeobecná správa o oddelení, ktorá jasne prezentuje situáciu pre každú z úloh, ktoré mu boli pridelené. A keď sa pozorne pozrieme na túto správu, prejdeme k ďalšej fáze - „Nastavenie problémov s optimalizáciou“

Nastavenie problémov s optimalizáciou

Je zrejmé, že táto fáza tiež nie je obzvlášť náročná. Je potrebné optimalizovať tie body, ktoré sa pri hodnotení najviac „prepadli“. Problémy s optimalizáciou by mali byť formulované pozitívne, t.j. uveďte požadovaný výsledok ako cieľ, a nie absenciu nežiaduceho. Jednoducho povedané, cieľ „skrátiť priemerné trvanie práce na jeden a pol týždňa“ je správny cieľ.

A teraz, keď sú všetky úlohy nastavené, začína zábava. Konkrétne - „Optimalizačné opatrenia“

Optimalizačné opatrenia

A napodiv, tieto udalosti začíname takmer tým istým ako pred pol stránkou. Teda z analýzy. Toto je však ďalšia analýza zameraná na identifikáciu vnútorných rezerv. A začína to „Vypracovaním všeobecného zoznamu funkcií v rámci oddelenia“

Vypracovanie všeobecného zoznamu funkcií v rámci oddelenia

Tento zoznam sa najviac približuje podrobnému popisu práce s tým rozdielom, že sa robí pre celé oddelenie ako celok. Ale pre jednoduchosť by to malo byť rozdelené podľa jednotlivých pozícií. Dostávame tak podrobný zoznam funkcií vykonávaných zamestnancami oddelenia. A ideme ďalej.

Hodnotenie úspešnosti vykonávania funkcií

Tu opäť robíme hodnotenie. Ale nie všeobecne, ako predtým, ale pre každú z funkcií. A získame jasný obraz o tom, ktoré funkcie sú lame a ako sú rozdelené medzi zamestnancov.

V najjednoduchšom prípade sa ukazuje, že všetky zlyhania sa vyskytujú u jednej osoby a správnym rozhodnutím je nahradiť túto osobu. Ale táto situácia je najúžasnejšia, pretože tento sabotér by bol viditeľný aj bez akéhokoľvek výskumu. Preto budú s najväčšou pravdepodobnosťou „prepadnuté“ funkcie rovnomerne rozdelené medzi zamestnancov oddelenia.

Ak sa ukáže, že nie je možné posúdiť výkon funkcií, stojí za to vážne premýšľať o existujúcom systéme kontroly a o tom, či vôbec existuje.

Určenie závislosti úspešného výkonu funkcií od subjektívnych faktorov

V tejto fáze zisťujeme, do akej miery súvisia výkonnostné problémy s osobnými charakteristikami zamestnancov. Niekto je v živote napríklad veľmi neposedný a má neustále problémy s termínmi plnenia zadaných úloh. Riešením by teda bola zmena jeho povinností v prospech tých, ktoré si nevyžadujú rýchle reakcie.

Určenie závislosti od faktorov v rámci oddelenia

Hlavným vnútorným faktorom ovplyvňujúcim výkon je pracovná atmosféra na oddelení. Navyše obe odchýlky od stredu - pozitívne aj negatívne - vedú k smutným dôsledkom. Ak je na oddelení atmosféra nejednotnosti, konfrontácie a agresivity, potom sa práca evidentne zadrhne v časti, ktorá si vyžaduje medziľudskú interakciu. Na druhej strane, ak je v tíme „teplo“, väčšinu pracovného času možno stráviť pokojným pitím čaju a rozhovormi „o živote“.

Ďalšie negatívne vnútorné faktory sú:

1. Nedostatočná automatizácia procesu (napríklad manuálne vypĺňanie dokumentov, vedenie papierových databáz a pod.)

2. Zdvojenie funkcií zamestnancov

3. Nejasné vymedzenie pracovných povinností

4. Dostupnosť zamestnancov s duálnou podriadenosťou

Zisťovanie závislosti úspešného výkonu funkcií od faktorov mimo rezortu

Okrem vyššie uvedeného je potrebné sledovať vonkajšie faktory. Činnosti príbuzných oddelení majú často negatívny vplyv na výkon jednotky. Napríklad pomalosť nákupného oddelenia môže byť spôsobená rýchlosťou úhrady faktúr účtovným oddelením. Je jasné, že v tejto situácii nemá veľký zmysel v obstarávaní niečo upravovať.

Iné príklady - za nedodržanie termínov náboru zamestnanca alebo prípravy marketingového plánu nemusia byť zodpovedné personálne a marketingové oddelenia, ale manažéri, ktorých zodpovednosť zahŕňala schvaľovanie predložených kandidátov a materiálov (niektorí manažéri naozaj radi „berú pár týždňov na premýšľanie“).

„Tempografické mapovanie“ - zostavenie mapy času stráveného implementáciou opísaných funkcií (pozorovanie)

Poďme kopať ďalej. Teraz sa musíme vyzbrojiť ceruzkou, zápisníkom a stopkami a usadiť sa na oddelení na niekoľko dní. Výsledkom tohto posedenia je, že získavame obraz o využívaní pracovného času na oddelení – kto koľko míňa a na čo. Niekedy vyjdú najavo zvláštne veci. Môže sa napríklad ukázať, že väčšina zamestnancov pracovného času ide na chodbu k zdieľanej sieťovej tlačiarni, ktorá je tam nainštalovaná, a potom hľadá svoje dokumenty na iných oddeleniach (kde ich náhodou ukradli zo všeobecnej hromady).

V každom prípade sú údaje, ktoré dostávame, cenné. Z nich je hneď jasné, kam smerujú roky nášho života.

Tempografické mapovanie (prieskum)

Bezprostredne po pozorovacej akcii robíme prieskum za podobným účelom. Pozývame zamestnancov, aby hovorili o tom, kde trávia väčšinu svojho času. Výroky zhrnieme do tabuľky a porovnáme tabuľku s údajmi pozorovania.

Vytváranie návrhov na zlepšenie (prieskum)

Ďalšia demokratická udalosť. Pozývame zamestnancov na prednášku na tému „Čo vám na práci oddelenia vadí a čo by sa dalo zlepšiť?“ Výsledky nemusia ohromiť hĺbkou analýzy (niektorých ľudí rozčuľuje len nedostatok mydla na toalete), ale v každom prípade stojí za to vypočuť si názor „ľudí“.

Hľadajte príležitosti na konsolidáciu podobných funkcií

Analytickú fázu možno považovať za dokončenú a teraz pristúpime priamo k zlepšeniam. Prvým z nich bude „Hľadanie príležitostí na konsolidáciu podobných funkcií“. Pointou tejto udalosti je, že podobné funkcie, ktoré zaberajú čas od rôznych zamestnancov, sú pridelené samostatnému zamestnancovi. Príkladov takýchto riešení je veľa. Toto je záznamník alebo sekretárka, ktorá hovorí o ceste do kancelárie, na ktorú sa účastník prepne na konci rozhovoru. Ide tiež o PC operátora, ktorý sa v účtovnom oddelení zaoberá zadávaním primárnych dokladov, čím zbavuje kvalifikovanejších odborníkov tejto rutiny. Sú to „telemarketéri“ – volajúci v obchodných oddeleniach a výskumníci v personálnych agentúrach. A existuje mnoho ďalších možností.

Konsolidácia funkcií umožňuje ušetriť čas drahých špecialistov a zvýšiť celkovú produktivitu oddelenia.

Hľadanie možností automatizácie

Automatizácia je silnou stránkou moderného podnikania. V typickom obchodnom procese organizácie je skutočne veľa „uzlov“, ktoré je potrebné previesť do digitálneho formátu. Preto je potrebné tieto uzly identifikovať a prísť na to, ako dať automatizáciu do služieb ľudí. Zavedením automatizácie v oddelení sa môže zvýšiť produktivita práce až o 100 %, a to odbremením zamestnancov od rutinnej práce a skrátením času na komunikáciu a vyhľadávanie požadovaných dokumentov.

Pri hľadaní možností automatizácie by ste sa mali zamerať na celkové potreby spoločnosti. Ak spoločnosť plánuje kúpiť jednotný systém riadenia podnikových procesov, možno sa tým vyriešia problémy oddelenia. Ak neplánujete implementovať všeobecné CRM, možno sa oplatí zakúpiť alebo vytvoriť nejaké štandardné riešenie na úrovni oddelenia. A v každom prípade zostáva možnosť automatizácie jednotlivých funkcií pomocou „domácich“ programov bez toho, aby sme sa snažili o „100 % digitálne riadenie oddelenia“.

Hľadanie príležitostí na školenie

Tento bod sme zaradili na posledné miesto napriek tomu, že na mnohých personálnych oddeleniach je „školenie“ na prvom mieste priorít. Naučiť sa učiť je však iné. A keďže učenie nie je v našom prípade samoúčelné, ale je prostriedkom na zlepšenie, všimneme si nasledujúce body:

1. Optimalizácia práce v dôsledku školenia personálu nie je vždy možná, pretože existuje veľké množstvo faktorov, ktoré nie sú vopred zohľadnené. Medzi ne patrí nízka motivácia zamestnancov, rozdielne schopnosti učiť sa u rôznych zamestnancov, nedostatočná kvalifikácia školiteľa, nedostatočné prispôsobenie vzdelávacieho kurzu požiadavkám spoločnosti atď.

2. Ľudia, žiaľ, nie sú veľmi odolný materiál. Investície do vzdelávania sú preto opodstatnené len za predpokladu, že vyškolený zamestnanec bude vo firme pracovať dostatočne dlhý čas, aby sa mu „vrátili“ vložené prostriedky. Nie vždy to však platí.

Ak však výskum identifikoval potrebu školenia, školenie by sa malo uskutočniť. Hlavnou podmienkou, ktorá musí byť v tomto prípade splnená, je sledovanie efektívnosti tréningu, nakoľko sa efektívnosť jednotky skutočne zmenila.

Ekonomické posúdenie vyhliadok na optimalizáciu

Po výbere možností optimalizácie sa teda dostávame k najnepríjemnejšiemu momentu. Konkrétne je potrebné odhadnúť náklady na realizáciu týchto činností a porovnať ich s predpokladaným ekonomickým efektom. Prečo túto fázu nazývame najnepríjemnejšou? Áno, pretože práve tu sa môže prejaviť neporovnateľný rozsah nákladov a získaných výhod. V tom zmysle, že náklady sú vysoké, ale výhody sú bohužiaľ. Je to však práve táto fáza, ktorá určuje, ktoré transformácie by mali dostať „štart do života“. A bez ohľadu na to, aké trpké to môže byť, stojí za to nemilosrdne odmietnuť „vylepšenia kvôli zlepšeniu“ - transformácie, ktoré sa samy za seba neplatia. Pretože z dlhodobého hľadiska takéto „inovácie“ povedú len k sklamaniu.

A to je vlastne všetko. Takmer všetky. Pretože po implementácii vybraných riešení bude potrebné vyhodnotiť ich efektivitu. Ale toto je už návrat na úplný začiatok nášho príbehu – „Hodnotenie účinnosti jednotky“.

Úspešné optimalizácie pre vás!

Generátor predaja

Čas čítania: 14 minút

Materiál Vám zašleme:

Dnes si povieme niečo o technikách používaných na optimalizáciu obchodných procesov. Nedá sa povedať, že hovoríme o niečom super novom: tieto techniky sa osvedčili už dávno. Chceme, aby bola vaša optimalizácia čo najefektívnejšia, a preto vám ponúkame rôzne typy cheatov.

Z tohto článku sa dozviete:

Keď to treba urobiť
Jednoduché metódy optimalizácie
Prístupy a príklady optimalizácie obchodných procesov internetového obchodu
Sprievodca optimalizáciou krok za krokom
Bežné chyby počas tohto procesu
Cenné tipy na optimalizáciu obchodných procesov v organizácii

Čo znamená optimalizovať obchodné procesy vo firme?

Optimalizácia obchodných procesov spoločnosti je práca na zlepšení činností vykonávaných v určitom poradí. Úlohou optimalizácie je nájsť najpriaznivejšiu cestu k dosiahnutiu cieľov firmy. Efektívne fungovanie modernej spoločnosti je nemožné bez implementácie tohto procesu.

Optimalizácia podnikových procesov bude efektívna, ak sa zohľadnia osobné kvality manažérov a vlastníkov podniku.

Dôležitou podmienkou pre vytvorenie ziskového podnikania je povinná koordinácia marketingovej stratégie s metodikou jej implementácie. Nevylučujte však tento scenár: bola vyvinutá dobrá stratégia, premyslená metodika implementácie, ale nie je možné dosiahnuť požadované výsledky.

Keď je potrebná optimalizácia riadenia podnikových procesov

Po určitú dobu môže spoločnosť fungovať normálne bez optimalizácie, ale každým dňom sa potreba vykonať tento proces približuje:

počet zamestnancov rastie;
administratívny aparát sa rozširuje;
počet jednotiek sa zvyšuje;
neexistuje jednotný informačný systém (alebo je nedostatočne vyvinutý).

Známky, že potrebujete optimalizáciu obchodných procesov:

proces rozhodovania je veľmi pomalý;
pomalé a slabé vykonávanie prijatých rozhodnutí;
občasný nedostatok kontroly nad určitými aspektmi podnikania;
prejav nervozity a rast psychického napätia medzi zamestnancami v dôsledku nedostatočnej úpravy ich práv a povinností;
Vykonávanie každodenných operácií si vyžaduje neprimerane veľa času a úsilia.

Ako príklad sa pozrime na problémy, s ktorými sa stretávame:

Práca so zákazníkmi:

počas pracovného dňa neprijali prichádzajúci hovor;
nemohol zavolať späť včas;
neposkytol úplnú konzultáciu o akomkoľvek probléme týkajúcom sa produktu, platby alebo doručenia objednávky;
nemohol informovať o stave objednávky;
komunikácia s kupujúcim nebola dostatočne ústretová.

Odošlite žiadosť

Logistika:

boli porušené dodacie lehoty;
neupozornil na zmeny termínov dodania;
neinformoval o príchode objednávky poštou;
poškodenie tovaru počas prepravy;
objednávka nebola zabalená;
neubezpečili sa, že objednávka bola správne zaradená a nedodali to, čo bolo požadované;
Katalóg neposkytoval spoľahlivé informácie o dostupnosti produktu.

marketing:

nezaplatili ste za účty, ktoré používate na propagáciu svojho zdroja;
nepodali včas oznámenie o predaji alebo akcii;
nie je možné sledovať konverziu propagácie webovej stránky;
žiadne analytické nastavenia lokality;
nevykoná po prevzatí tovaru.

účtovníctvo:

meškanie vo výplatách;
neskorý výpočet platieb dane.

Ak budete nejaký čas pozorovať, ako sa obstarávanie vykonáva a ako často sa aktualizuje obsah, ako pracujú logistici, účtovníci a obchodníci, potom je celkom možné vyvodiť správne závery, ktoré vás ochránia pred možnými problémami, a optimalizácia bude celkom jednoduchá. efektívne.

Takéto jednoduché metódy na optimalizáciu obchodných procesov

Optimalizácia podnikových procesov sa uskutočňuje pomocou rôznych metód, ktorých výber závisí od riešených problémov. Nižšie uvedený diagram ukazuje možné optimalizačné prístupy.

Vylúčiť - odstrániť príčiny rušenia, znížiť úrovne procesov a prepravné cesty a zrušiť vstupné kontroly.

Zjednodušiť – znížiť náročnosť spracovania objednávok a náročnosť služieb, organizovať a rovnomerne rozdeľovať prácu.

Štandardizovať - používať metódy, ktoré zahŕňajú prácu s technológiami, programami, fázami a komponentmi.

Skrátiť - eliminovať kroky, ktoré vedú k dodatočným nákladom, skrátiť trvanie a počet podujatí.

Urýchliť - vykonávať paralelné inžinierstvo, automatizovať procesy, nastaviť rýchly návrh rozložení a vzoriek.

Zmeniť – zavádzať nové metódy práce s materiálmi, zvyšovať/znižovať objemy výroby, meniť postupy spracovania, technológie či systémy práce.

Zabezpečte interakciu - zlepšiť jednotný informačný systém na zabezpečenie koordinovaného postupu pracovníkov, výrobných systémov a organizačných jednotiek.

Vyberte a zahrňte - inštalovať a zavádzať nové komponenty a výrobné procesy.

Prístupy k optimalizácii obchodných procesov internetového obchodu

Optimalizácia času a nákladov práce

Optimalizácia obchodných procesov zahŕňa zníženie nákladov na prácu a čas. K tomu je potrebné podrobne pochopiť všetky výrobné procesy. Analyzujte reťazec akcií, identifikujte a odstráňte všetky problémové oblasti.

Moderný systém optimalizácie obchodných procesov obsahuje množstvo funkcií, ktorých používanie predajcovi maximálne uľahčuje prácu.

Existujú napríklad technológie, pomocou ktorých je možné na web nahrať produkty priamo z XLS a CSV súborov prijatých od dodávateľov vo forme cenníkov.

Navyše, ak si nastavíte automatickú synchronizáciu zostatkov medzi dodávateľom a internetovým obchodom, môžete ušetriť veľa času a ochrániť sa pred rizikom konfliktu s kupujúcim z dôvodu uvedenia nepravdivých informácií o cene alebo dostupnosti tovaru. .

Optimalizácia finančných nákladov

Manažér musí vedieť efektívne vynakladať materiálne zdroje. Nie je to ľahké, najmä v počiatočnej fáze činnosti, pretože ešte nie sú dostatočné skúsenosti a znalosti o všetkých pracovných procesoch.

Nemíňajte veľa na:

služba vývoja webových stránok(môžete použiť šablónu a systém správy poskytovaný bezplatne, alebo si prenajať hotový internetový obchod);
organizovanie vlastnej doručovacej služby(toto môže byť delegované na špecializované služby, ktoré účtujú platbu za dokončenú objednávku);
prenájom kancelárskych a skladových priestorov(môžete sa pokúsiť dodať tovar 1-2 dni po zadaní objednávky a zaobísť sa bez skladu a kancelárie);
profesionálne platy(aj keď nie je dostatok finančných prostriedkov, talentovanú mládež možno pritiahnuť do práce);
nákup veľkého množstva tovaru(je lepšie neriskovať a nenakupovať veľa tovaru, pretože stav trhu sa môže kedykoľvek zmeniť, napríklad sa zmení cena alebo klesne dopyt);
veľké rozpočtové marketingové kampane(na začiatok pre rôzne vyhľadávače a mobilné telefóny umiestniť informácie na produktové platformy a bezplatné nástenky, nastaviť kontextovú reklamu a začať budovať zákaznícku základňu);
osobné potreby(je lepšie dať do obehu prvý zisk, aby sa podnik mohol rozvíjať, ako vyberať všetky peniaze na súkromné potreby).

Aby sme mali úplný obraz o efektívnosti vynakladania finančných prostriedkov, je potrebné pravidelne analyzovať účtovnú závierku.

Optimalizácia obchodných procesov: sprievodca krok za krokom

Krok 1. Stanovte si ciele pre optimalizáciu obchodných procesov

Často vyvstáva otázka: „Prečo je potrebná optimalizácia obchodných procesov, ak je už jasné, že procesy by mali byť lacné a rýchle? Je to, samozrejme, pravda. Optimalizácia má však úplne iný cieľ.

Využime metódu Brainstorming a určme skutočný cieľ optimalizácie. Aby sme to dosiahli, zapamätáme si päť kľúčov „prečo?“ a teraz to zmeníme na „prečo?“ a dať odpovede. Napríklad:

Na zvýšenie objemu predaja.
Prečo zvyšovať objem predaja?
Pre dodatočný zisk.

Preto cieľom optimalizácie obchodných procesov je splnenie cieľov pre zvýšenie príjmu. Prirodzene, aby sme to dosiahli, nestačí zjednodušiť proces vystavovania faktúr. To znamená, že je potrebné stanoviť všetky aspekty, ktoré ovplyvňujú tvorbu zisku a zahrnúť ich do obsahu optimalizačných úloh.

Pozrime sa na ďalší príklad brainstormingu:

Prečo potrebujeme optimalizovať proces vystavovania faktúr?
Na urýchlenie procesu vydávania/prijímania.
Prečo urýchliť vydávanie/príjem?
Aby sa predišlo výpadkom výroby.
Prečo sa vyhnúť prestojom vo výrobe?
Na zvýšenie objemu výroby.
Prečo zvyšovať objemy výroby?
Nie je potrebné to robiť. Stanovený objem výroby zodpovedá dopytu spotrebiteľov.

Z tohto príkladu je zrejmé, že spoločnosť spočiatku nesprávne určila, prečo potrebuje optimalizovať obchodné procesy v podniku, čiže neexistoval správny cieľ. Treba však zmeniť proces vystavovania faktúr. Pozrime sa ďalej:

Prečo potrebujeme optimalizovať proces spracovania faktúr?
Znížiť mzdové náklady a znížiť počet zamestnancov zapojených do tohto procesu.
Prečo znižovať počet skladníkov?
Na zníženie nákladov.
Prečo by sme mali šetriť?
Na zníženie nákladov na tovar.
Prečo znižovať náklady?
Pre dobytie trhu posilnite pozície vďaka nízkym cenám (znížená predajná cena neovplyvní ziskovosť výroby).

Keď sme teda venovali pozornosť dizajnu faktúr, videli sme, že optimalizácia obchodných procesov by sa nemala obmedzovať len jedným smerom, ale náš cieľ je oveľa vážnejší.

Správna formulácia optimalizačných cieľov umožní správne rozložiť sily bez ich plytvania na maličkosti, čím sa vyriešia absolútne nedôležité problémy.

Stáva sa, že v procese sa zistí nasledovné: niektoré procesy sú také primitívne, že je potrebné ich skomplikovať. Niekedy je napríklad možné zahrnúť dodatočné kontrolné postupy do finančných transakcií na ochranu pred rizikom úniku financií.

Krok 2. Vyberte prvky obchodných procesov

Každý výrobný proces má určité charakteristiky a optimalizácia obchodných procesov môže zmeniť ktorúkoľvek z nich:

Objekt procesu.
Predmet procesu.
Vstup-výstup celého procesu a každej konkrétnej funkcie tohto procesu.
Procesné zdroje.

Takže trochu viac o prvkoch obchodného procesu:

Spracovať objekty určiť, čo účastníci riadia pri plnení svojich funkčných povinností. Oni sú tí, ktorí riadia.

Účtovník napríklad nemôže ovplyvniť to, aby mu boli prvotné doklady poskytnuté v origináli. Optimalizácia interných obchodných procesov by preto mala byť zameraná tak na účtovné procesy, ako aj na tok dokladov. Tok dokumentov však riadia úplne iní účastníci, čo znamená, že ide o iný proces.

Definovanie subjekty procesu, musíme ich správne identifikovať a nie len pomenovať. Inými slovami, je potrebné určiť:

úloha subjektu;
oblasti zodpovednosti a jej KPI;
metóda, ktorou sa bude merať výkon v konkrétnej oblasti zodpovednosti.

Pri definovaní roly je potrebné dodržiavať technológie optimalizácie podnikových procesov a usporiadať subjekty do logiky matice RASCI:

R- zodpovednosť,

A- koordinácia,

S- podpora,

S- poradenstvo,

ja– informovanie (komu sa oznamuje výsledok).

Pri používaní RASCI je potrebné mať na pamäti, že zodpovednosť (R) musí byť osobná. Ak hovoríme o objemnom procese, kde R nemožno personifikovať, potom je rozdelený na podprocesy a je ustanovená osoba zodpovedná za každú fázu práce. Nedodržanie tejto zásady je spojené s neplnením úloh, pretože keď všetci odpovedajú, nikto neodpovedá.

Pri rozdeľovaní oblastí zodpovednosti medzi zamestnancov musia byť jasne formulované a musí byť určená merná jednotka. Ukazovateľom môže byť napríklad dodržiavanie stanovených lehôt, absencia sťažností atď.

Pokiaľ ide o koordináciu (A), optimalizácia obchodných procesov neposkytuje také prísne rozlíšenie. Jedna osoba, ktorá súhlasí, je, samozrejme, najlepšou možnosťou, hoci je prijateľné aj spoločné schválenie.

Koordinácia s viacerými subjektmi (kolektív) môže viesť k oneskoreniam pri realizácii procesu, čo je spravidla neopodstatnené riziko. Samozrejme, existujú výnimky, napríklad schvaľovanie drahých transakcií.

Neexistujú žiadne prísne obmedzenia týkajúce sa S, C, I. Hlavná vec je používať zdravý rozum, aby proces nebol preťažený veľkým počtom účastníkov.

Vstupy a výstupy obchodných procesov –štádium, v ktorom sa vykonáva práca s „krokmi“ obchodného procesu: identifikácia a odstránenie neefektívnych zón, stanovenie poradia užitočných. Môžeme povedať, že optimalizácia podnikových procesov vo veľkej miere závisí od kompetentného určenia vstupov a výstupov.

Primárne dokumenty sú napríklad potrebné na vedenie účtovných záznamov. Preto je doklad základom pre vstup (proces generovania transakcie). Vo veľkých spoločnostiach sa účtovníctvo často oneskoruje, pretože dokumenty cestujú pomerne dlho.

Sledujme trasu nákladného listu: sklad - logistická služba (materiálno-technické zabezpečenie) zaznamenáva skutočnosť ukončenia obstarávacieho konania - výrobné služby, ktoré zaznamenávajú zmeny v dostupnosti surovín - účtovníctvo.

Na prvý pohľad sú všetky etapy rovnako dôležité a všetky tieto služby musia mať informácie o príjme tovaru a materiálu (zásoby). Cestou do učtárne sa však môže stať, že sa doklad „stratí“ alebo, čo sa stáva častejšie, príde veľmi neskoro.

Dá sa to opraviť. Ak sú logistické obchodné procesy optimalizované, pôvodná faktúra môže ísť kratšou cestou: sklad – účtovníctvo. Iné zainteresované služby si vystačia s jej kópiou, pretože sú pre nich dôležité informácie a nie samotný dokument. Takto je možné zlepšiť kvalitu procesu znížením jeho cyklu.

Analýzou vstupov a výstupov procesu možno odhaliť radikálne opačný obraz: vstup jedného cyklu nie je výstupom predchádzajúceho – to naznačuje nelogickosť alebo medzery medzi krokmi obchodného procesu. A toto by sa nemalo stávať.

Optimalizácia logistických obchodných procesov zahŕňa rozdelenie zodpovedností medzi všetkých účastníkov procesu, čo zase pomôže vyhnúť sa medzerám. Spomeňme si na maticu RASCI a venujme pozornosť I (informovanie). V skutočnosti hovoríme o konzumentovi výsledku procesu, ktorých môže byť niekoľko, no nemôžu chýbať.

Ak teda výstup nie je nasmerovaný na nikoho, potom tento proces nikto nepotrebuje a musí byť vylúčený z obchodného reťazca.

Prejdime k zabezpečeniu realizácie výrobných procesov. Hlavnou úlohou tejto fázy je úprimne odpovedať na nasledujúce otázky:

Ospravedlňuje cieľ procesu náklady vynaložené v dôsledku jeho dosiahnutia?
Možno je najlepším riešením problému zmena cieľa alebo jeho opustenie?
Ak účel svätí prostriedky, aká je potom jeho priorita?

Upozorňujeme, že zdroje nie sú vždy peniazmi vynaloženými na platenie zamestnancov a poskytovanie zásob. Hlavným zdrojom je čas, ktorý je jednoducho nemožné doplniť.

Pri optimalizácii podnikových procesov a rozhodovaní o nákladoch na proces sa oplatí porovnať niekoľko scenárov ich simuláciou. Týmto spôsobom presne určíte najoptimálnejšiu možnosť: funguje rýchlo, je lacná a ľahko sa implementuje. Výsledky tejto analýzy možno použiť pri nasledujúcich rozhodnutiach:

o outsourcingu niektorých funkcií,
o zmenách obchodného modelu,
o nevyhnutnosti/nevyhnutnosti automatizácie,
o zmenách v personálnom obsadení a pod.

Krok 3. Rozdeľujeme obchodné procesy

Nezáleží na tom, kto vymyslel samotnú montážnu linku (Henry Ford alebo Eli Whitney), ale dôležité je vedieť využiť princípy montážnej linky v praxi.

Hlavnou chybou spoločností je, že jeden zamestnanec vykonáva zložitý proces od začiatku do konca. Napríklad, ak vysokokvalifikovaný právnik kontroluje návrhy zmlúv nielen podmienky ich uzavretia, objasňuje podrobnosti a právomoci zmluvných strán, potom sa kvalita jeho práce určite zníži.

Automatizácia a optimalizácia podnikových procesov spoločnosti znamená, že základné a často sa opakujúce operácie by mali vykonávať menej kvalifikovaní odborníci. Kompetentný prístup k rozdeleniu zodpovednosti a právomocí pomáha zvyšovať rýchlosť procesov, znižovať mzdové náklady pri zachovaní kvality práce.

Krok 4. Implementujte zmeny do obchodných procesov

Už ste vytvorili model cieľového obchodného procesu, čo znamená, že je čas prejsť k jeho implementácii. Všetky zmeny sa musia vykonať v internej dokumentácii: predpisy, popisy úloh a harmonogram toku dokumentov, čím sa stanú povinnými.

Optimalizácia obchodných procesov teda nie je niečo ohromujúce. Hlavná vec je, že samotná spoločnosť je pripravená na zmeny. Na implementáciu zmien musí manažment často vynaložiť veľké úsilie, aby presvedčil zamestnancov, aby opustili obvyklé „zavedené“ procesy.

Stáva sa, že nechuť prijímať inovácie je spôsobená množstvom obáv zamestnancov: obávajú sa straty zamestnania, nechcú robiť viac ako to, čo robili predtým, majú strach z prehnaných nárokov na kvalitu práce .

Predchádzať takýmto problémom pomôže včasná realizácia množstva aktivít zameraných na zapojenie zamestnancov do prípravy zmien.

Príklad optimalizácie obchodných procesov v internetovom obchode

Pozrime sa, ako je možné optimalizovať obchodné procesy v internetovom obchode, pričom ako príklad si vezmime proces spracovania objednávky. Na obrázku je znázornená schéma spracovania objednávky, ak internetový obchod využíva sklad, doručenie kuriérom a platbu na dobierku. Ak sa zmenia možnosti platby, možnosti dodania a práca s dodávateľmi, schéma sa môže stať zložitejšou.

Prijatie objednávky musí telefonicky potvrdiť poradca predajne alebo operátor call centra, ktorý sa riadi skriptami a znalosťou sortimentu.

Kritérium výkonu operátora sú považované:

počet zadaných objednávok;
počet upsellov;
množstvo času stráveného spracovaním prichádzajúcich objednávok.

V dôsledku spracovania Možné sú nasledujúce možnosti:

objednávka potvrdená → objednávka je rezervovaná;
dodatočný predaj potvrdený → objednávka je rezervovaná;
tovar sa očakáva → objednávka sa odkladá;
neprehovorili do telefónu → objednávka sa odkladá;
objednávka bola odmietnutá → objednávka zrušená.

Každá z výsledných možností môže začať nový proces:

zmeškaný hovor→ opakovanie hovoru po určitom čase → opakujte postup;
prerušenie hovoru→ zavolajte znova v inom čase vhodnom pre kupujúceho → opakujte postup;
odmietnutie objednávky→ identifikácia príčin → pridanie potenciálneho kupca do databázy zákazníkov → nastavenie distribúcie SMS a e-mailov;
čakanie na tovar→ objednávanie tovaru od dodávateľa → dopĺňanie sortimentu → postup zopakujte.
rezervácia objednávky → balenie produktu → expresná zásielka → prevzatie a zaplatenie tovaru alebo jeho vrátenie.

Pozrime sa, ako by mohla vyzerať optimalizácia obchodného procesu vytvorením algoritmu založeného na tomto diagrame:

Fáza 1. Formulujte ciele optimalizácie

Ciele musia byť merateľné a dosiahnuteľné v určitom časovom období pomocou určitých prostriedkov. Identifikujeme ukazovatele, ktoré je potrebné zlepšiť.

Napríklad je potrebné zjednodušiť proces “Spracovanie objednávky” synchronizáciou zobrazenia zvyšného tovaru na sklade na stránke.

Fáza 2. Pozorujte proces a popíšte ho

Pozorovanie procesu poskytne príležitosť získať o ňom objektívne údaje. V tomto čase komunikujete s vykonávateľmi, identifikujete existujúce problémy a určujete čas potrebný na dokončenie úloh, ktoré sú súčasťou obchodného procesu.

Pozrime sa na príklad. Proces spracovania objednávky zahŕňa nasledujúce kroky: prijatie, kontrola dostupnosti, telefonické potvrdenie, vyplnenie kontaktného formulára kupujúceho. Pri pozorovaní procesu zisťujete, že nutnosť neustáleho overovania a ujasňovania si, či je produkt skladom, je pre obsluhu otravná.

Fáza 3. Vypočítajte ukazovatele výkonnosti

Efektívnosť procesu sa meria časom a peniazmi vynaloženými naň. Ak zmierenie so skladom spôsobuje podráždenie, znamená to, že proces neprebieha celkom správne. Naozaj je dosť problematické zakaždým kontaktovať skladníka alebo bežať do skladu sami, aby ste sa uistili, že produkt, o ktorý máte záujem, ešte nebol predaný.

Napríklad po spočítaní času, ktorý zaberie celý proces spracovania objednávky, sa ukázalo, že operátor strávi 70 % času odsúhlasovaním so skladom.

Fáza 4. Identifikácia „extra“ miest

Vráťme sa k predchádzajúcemu príkladu. Pri výpočte ukazovateľa efektivity sme zistili, že operátor strávi 70 % času procesom zosúlaďovania, ktorý nie je vôbec náročné zautomatizovať.

Fáza 5. Navrhnutie dokonalého obchodného procesu

Po identifikácii nadbytočného priestoru je potrebné pochopiť výber prostriedkov, pomocou ktorých budú obchodné procesy optimalizované. Je potrebné zvážiť všetky „+“ a „-“ a vypočítať, či budú nevyhnutné náklady opodstatnené.

Napríklad na synchronizáciu informácií zo skladu na webovej stránke je potrebné integrovať webovú stránku s programom 1C (po zadaní objednávky sa množstvo objednávky zníži o jednu a keď príde alebo sa vráti nový produkt, množstvo sa zvýši).

Všetky informácie sa okamžite prejavia na webovej stránke. Operátor samozrejme nebude musieť nikomu volať ani utekať do skladu. Počas tejto doby vybaví ešte 1-2 nové objednávky.

Fáza 6. Implementácia aktualizovaného procesu

Teraz už len stačí program implementovať a vyškoliť zamestnancov na prácu s ním.

Napríklad online obchody vytvorené na platforme beseller môžu prepojiť integráciu s 1C: Enterprise. Stránka teda automaticky aktualizuje všetky údaje o produkte.

Fáza 7. Analyzujte výsledky

Teraz je potrebné nové pozorovanie, aby sa zistilo, či optimalizácia obchodných procesov ovplyvnila ukazovatele a či sa zlepšili.

Napríklad operátora už nič nedráždi, nemusí robiť nezmyselné manipulácie a pohyby tela a všetku svoju energiu vynakladá na doplnkový predaj. Určite si to všimnete podľa zisku, ktorý váš internetový obchod začína prinášať.

Podobným spôsobom môžete vypracovať takmer všetky významné procesy zamerané na zabezpečenie funkčnosti a ďalšieho rozvoja internetového obchodu: vytváranie sortimentu a spolupráca s dodávateľmi, prilákanie a udržanie zákazníkov, prijímanie platieb a doručovanie tovaru atď.

4 typické chyby manažérov, ktorí plánujú popísať a optimalizovať podnikové procesy

Optimalizácia obchodných procesov na základe emócií

Toto je možno najčastejšie opakovaná chyba. Je spáchaný v okamihu, keď dôjde k porušeniu alebo rozpadu dohôd v niektorej pracovnej oblasti. Manažér nariaďuje toto „nedorozumenie“ odstrániť a chybu v budúcnosti neopakovať.

V tomto prípade je dôvod rozhodnutia v emóciách, bez akýchkoľvek argumentov, ktoré možno získať len po dôkladnej analýze. V dôsledku toho je nepravdepodobné, že by sa podarilo identifikovať a odstrániť skutočnú príčinu, čo znamená, že situácia sa môže zopakovať.

Používanie intuície namiesto technológie

Na vine je základná nekompetentnosť v otázkach techniky. Mnoho moderných technologických riešení sa dá logicky vysvetliť, hlavnou vecou je ich včas identifikovať a implementovať. Často však služby na optimalizáciu podnikových procesov spoločnosti poskytujú ľudia, ktorí si tieto pojmy pletú. V dôsledku toho nie je možné vyhnúť sa opakovaniu chýb.

Používanie technológie optimalizácie obchodných procesov na iné účely, než na aké sú určené

Táto chyba môže vyplynúť z nekompetentnosti v procesných činnostiach. Nie každý dokáže definovať samotný pojem „proces“. Podľa noriem ISO môžeme dospieť k záveru, že takmer každý robí túto chybu, pretože má dosť hrubé chápanie obchodných procesov. takže,

Proces je súbor vzájomne súvisiacich a vzájomne sa ovplyvňujúcich činností, ktoré transformujú vstupy a výstupy.

Definícia je dosť všeobecná, dajú sa do nej „napasovať“ procesy, projekty a úlohy. Každý typ činnosti má však svoje vlastné nástroje riadenia.

Pre procesy sú to technológie regulácie, popisu a optimalizácie. Okrem toho je optimalizačná technológia veľmi dôležitá pre proces, ale absolútne nie je vhodná pre projekt alebo úlohy. Efektívnosť projektu optimalizácie je spravidla nulová, pretože jeho použitie bolo jednoducho nevhodné.

Osobná účasť senior manažérov

Táto skutočnosť negatívne ovplyvňuje prepracovanosť detailov, a preto celá optimalizácia podnikových procesov stráca na kvalite. Vrcholový manažment zvyčajne myslí vo veľkom, čo sa môže rozvinúť do skutočnej reštrukturalizácie.

Optimalizáciu by preto mali vykonávať odborníci. To však neznamená, že by mal byť manažment „odstránený“, musí pochopiť, čo robí pán, aby včas identifikoval problém, sformuloval úlohu a, samozrejme, prijal prácu.

Oddeľte zrno od pliev

Pri práci na obchodných procesoch veľa ľudí robí rovnakú chybu: pozerajú sa na ne z jednej strany. Ak sa pozriete na niečo, čo už funguje dobre a poskytuje príslušné výsledky, možno si nevšimnete niektoré malé (alebo nie také malé) detaily, ktoré narúšajú dosahovanie zisku.

Napríklad, ak je optimalizácia obchodných procesov zameraná na marketingové kanály a nevenujete pozornosť zvyšku, môžu vám uniknúť chyby spojené s dodaním tovaru, čo ovplyvní zisk. Preto je lepšie vykonávať prácu komplexne a v presne stanovenom poradí, nesnažte sa pokryť všetko naraz a nič neignorujte.

Nehanbite sa požiadať o pomoc

Praktické skúsenosti ukazujú, že celú situáciu vidia len interpreti. Rozumejú jej „vnútornému svetu“, preto dodržiavajte ich odporúčania a poraďte sa s nimi.

Manažéri väčšinou vidia systém zhora, takže si nedokážu všimnúť všetky nuansy. Len tam, kde je vzájomné porozumenie a chuť na spoločné aktivity, bude aj chuť niečo zmeniť a zlepšiť. Navyše to platí pre výkonných umelcov aj manažérov.

V súčasnosti to na to, aby sa podnik mohol úspešne rozvíjať, potrebuje, a to aj prostredníctvom internetu a vlastnej webovej stránky. Ak už máte svoj vlastný internetový zdroj, ale nemôžete to nazvať cool, odporúčame vám vykonať audit lokality.

To, čo je napísané nižšie, popisuje zjednodušeným spôsobom jednu z možností optimalizácie práce spoločnosti. K dosiahnutiu cieľa vedie vždy niekoľko ciest a najlepšia je tá, ktorá vedie k výsledku, takže všetko, čo sa napíše, nie je dogma. Téma je viac-menej úplne opísaná v.

Zdôrazňujeme cieľové ukazovatele, podmienky a kľúčový proces

Klikateľné

Na začiatok by sa mali identifikovať a opísať kľúčové obchodné procesy zo všeobecného toku činností spoločnosti. Toto sú procesy, ktoré spoločnosti zarábajú peniaze a mali by sa na ne zamerať predovšetkým. Všetky ostatné procesy sú tiež dôležité, ale podporujú len hlavný proces, a preto majú právo na život len do tej miery, do akej to kľúčový podnikový proces potrebuje. Základný proces môže zahŕňať logistiku, výrobu, predaj, ale spočiatku by sa mal považovať za jeden celok.

Všetky aktivity spoločnosti by mali byť zamerané na vytvorenie a „pritiahnutie“ hodnotného produktu k spotrebiteľovi. Upozorňujeme, že spotrebiteľ je konečný užívateľ produktu alebo služby a nie veľkoobchodný sprostredkovateľ. Ak chcete žiť na trhu ziskovo a dlhodobo, musíte vytvoriť komplexný a udržateľný kanál na poskytovanie hodnoty, ktorú ponúkate „od stroja k spotrebiteľovi“. K tomu je potrebné okrem iného dohodnúť pravidlá práce s reťazcom sprostredkovateľov, ktorí dodávajú tovar konečnému užívateľovi.

Nájdeme problémovú oblasť obchodného procesu

Ďalej, v rámci hlavného obchodného procesu, podľa teórie systémových obmedzení, Je potrebné identifikovať úzke miesto, ktoré bráni nepretržitej a produktívnej práci. To ušetrí peniaze a čas, pretože ich aplikujete presne tam, kde to prinesie maximálny efekt. Ak sa pokúsite zmeniť prácu spoločnosti po celej dĺžke všetkých obchodných procesov, náklady na modernizáciu budú mnohonásobne vyššie a efekt môže byť nielen nulový, ale dokonca negatívny. Úzke miesto sa zvyčajne nachádza v blízkosti najkonfliktnejšieho bodu výroby a pred oblasťou nečinnosti.

Problémy objavené v práci v jednej z fáz kľúčového obchodného procesu sú dôležitou a rôznorodou témou na štúdium a identifikované príčiny problémov môžu prekvapiť tak svojou jednoduchosťou, ako aj zvláštnou logikou ich prejavu. Prekážkou môže byť napríklad oblasť s najmodernejším vybavením, ktorá má vysokú produktivitu, ale funguje nepravidelne. Dôvodom slabej výkonnosti oddelenia môže byť nesprávny motivačný systém založený na rovnako nesprávnych ukazovateľoch hodnotenia výkonu alebo problémy vo firemnej kultúre.

Určujeme aj kľúčové ukazovatele výkonnosti

Ďalej je pre kľúčový proces spoločnosti potrebné identifikovať niekoľko kľúčových ukazovateľov výkonnosti, predovšetkým pre úzke miesto. svojho času povedal, že vybrané benchmarky úplne určujú prácu spoločnosti alebo jej divízie. Stanovenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI alebo KPI) je mimoriadne dôležitá otázka a je najlepšie ju prediskutovať spolu s prizvanými špecialistami. Žiaľ, podstata KPI je často oslabená, zostáva len forma a užitočná podstata zostáva „cez palubu“. Je však možné vybudovať systém KPI.

Nedokončená výroba je nepriateľom a problémom podnikania

Akékoľvek prebytočné zásoby surovín, polotovarov alebo nepredaných produktov sú zmrazeným pracovným kapitálom, ktorého nedostatok je zvyčajne dôvodom, že manažment začne škrtať najrôznejšie drahé položky alebo si brať pôžičky „na jedenie“.

V účtovníctve je zvykom považovať „nedokončenú výrobu“ za aktívum z hľadiska optimalizácie práce spoločnosti - všetko, čo sa nepredá, je pasívum, balast, mínus a problém. Je potrebné čo najaktívnejšie sa zbaviť akéhokoľvek nepotrebného inventára, v niektorých prípadoch sa ho zbaviť aj pod cenu.

Optimalizácia práce spoločnosti – aký je skutočný zmysel?

15.-19.10.2018 „Zmeny legislatívy v roku 2018. Federálne zákony 4...
http://site/44-fz-i-223-fz-kursyi-perepodgot...

Hromadná výroba sa považuje za výrobný systém 20. storočia a optimalizovaná výroba sa dnes nazýva výrobný systém 21. storočia. Optimalizácia výrobných procesov je koncept použiteľný pre podnik v akomkoľvek štádiu vývoja. Okrem toho existujú situácie, v ktorých je jednoducho potrebné optimalizovať výrobu, inak bude podnik stratový. Ak sa v podmienkach lacnej pracovnej sily, lacných surovín a energií dosiahne ziskovosť práve vďaka dostupnosti týchto zdrojov, tak s rastúcimi cenami týchto komponentov sa výroba predražuje a tým pádom aj menej rentabilná. Spoločnosť musí znižovať náklady a využívať efektívnejšie výrobné technológie.

„Pokiaľ ide o podniky v krajinách bývalého SNŠ, myslím si, že problém optimalizácie je tu vždy aktuálny. Napokon, takéto podniky fungovali prakticky bez kontroly nákladov. Realizácia plánu mala prvoradý význam. A mentalita mnohých manažérov vyškolených v Sovietskom zväze zostala na tejto úrovni,“ poznamenáva Alexey Gerasimenko, vedúci oddelenia efektívnosti výroby v Metinvestholding LLC. Andrey Salatsky, výkonný riaditeľ First National Wine-Making Holding, s ním súhlasí. „Nemôžete jedného dňa prísť do práce a povedať: Od dnes budeme optimalizovať všetky náklady, pretože si myslím, že je to potrebné. Ľudia sa zvyčajne začínajú uchyľovať k optimalizácii vo fáze, keď sa firme nedarí, ale aby sa tomu zabránilo, stojí za to myslieť na optimalizáciu vopred,“ poznamenáva pán Salatsky. „Optimalizácia výroby je nepretržitý proces poháňaný konkurenciou a neustále sa meniacimi podmienkami na trhu. Ak očakávate, že nejaká jednorazová „globálna“ optimalizačná udalosť vám zabezpečí trvalý úspech, potom sa odsudzujete na neúspech,“ hovorí Andrey Gusak, riaditeľ liehovaru Khortytsia.

Podľa Lilie Tkachenko, manažérky pre organizačný rozvoj skupiny spoločností Kernel, potreba optimalizácie výroby môže vzniknúť vo viacerých prípadoch: keď je potrebné zlepšiť kvalitu produktu, znížiť výrobné náklady a zabezpečiť súlad s akýmikoľvek externými požiadavkami (napr. , environmentálne normy). „Okrem toho je vhodné optimalizovať výrobu pri spúšťaní nových liniek v podniku. Toto urobila skupina spoločností Kernel: pri spustení nového rafinérskeho a plniaceho komplexu v závode na ťažbu ropy v Poltave sa optimalizovala prevádzka celého podniku,“ poznamenáva pani Tkachenko.

Proces sa začal

Metódy optimalizácie sa môžu líšiť. „Niektorí ľudia si vyberajú japonské prístupy a používajú Kaizen, iní používajú Six Sigma, iní nazývajú vylepšenia úplnou optimalizáciou. Metódy sa môžu v každom jednotlivom prípade líšiť, ale podstata spočíva v jednej veci: znižovaní výrobných nákladov, zvyšovaní objemu alebo kvality produktu,“ poznamenáva Alexey Gerasimenko.

Celková optimalizácia výroby v OJSC Azovstal Iron and Steel Works bola rozdelená do etáp, z ktorých každá pokrývala jednu z kľúčových výrobných oblastí. To znamená, že v každej dielni sa študovali výrobné procesy, používané technológie a ekonomika, zostavil sa podrobný rozpočet a identifikoval sa najväčší potenciál znižovania nákladov. V rámci samostatnej dielne sa zvažovali aj možnosti zvýšenia objemov výroby.

Prvým krokom v železiarňach a oceliarňach Azovstal bolo vytvorenie oddelenia optimalizácie výroby. Na základe výsledkov prísnej súťaže boli z rôznych dielní a oddelení bez ohľadu na odbornosť vybraní energickí, schopní zamestnanci závodu s vyšším vzdelaním. Zapojili sa aj externí odborníci. Vyškolili odborníkov v oblasti základov ekonomiky, metód riadenia výroby, prístupov k riešeniu výrobných problémov a metód analýzy ekonomiky podniku.

Druhú fázu možno nazvať vytvorením zoznamu návrhov na zlepšenie. Špecialisti z vybranej skupiny sledovali prácu všetkých zamestnancov. Nakoniec sa im podarilo vytvoriť zoznam vecí, ktoré stojí za to zlepšiť. Podľa Alexeja Gerasimenka sa ako životaschopná ukazuje len časť racionalizačných návrhov. Balík investičných projektov alebo návrhov na workshop bol predložený na posúdenie a schválenie riadiacemu výboru, v ktorom boli zástupcovia spoločnosti System Capital Management a generálny riaditeľ závodu.

Následne boli návrhy analyzované z hľadiska ekonomickej realizovateľnosti. „Vždy existuje nebezpečenstvo, že výrobcovia začnú presadzovať svoje záujmy a ponúkať zariadenia, ktoré sa neskôr ukážu ako neekonomické,“ hovorí Alexey Gerasimenko.

Po analýze a koordinácii s technickými manažérmi spoločnosť vypracovala plán implementácie. Potom bol zostavený rozpočet. Počas samotnej implementácie sa zistilo množstvo nuancií, na ktoré konzultanti neupozornili špecialistov spoločnosti. „Navyše, každý návrh optimalizácie musí priniesť skutočné peniaze a nie zisk popísaný v projektoch. Na tento účel musí byť každý zamestnanec pripravený na zníženie výrobných noriem spolu so zavedením nových mechanizmov,“ hovorí Alexey Gerasimenko. "Naša spoločnosť čelí mylným predstavám zamestnancov o prebiehajúcich procesoch." Skúsenosti firiem navyše ukazujú, že do plánu implementácie optimalizácie sa vždy oplatí zaradiť aj experiment. „Ak vám ponúknu kúpiť desať jednotiek, kúpte si jednu, naučte sa s ňou pracovať a potom si kúpte zvyšok,“ poznamenáva zástupca spoločnosti Metinvestholding LLC.

Skupina spoločností Kernel postupovala podľa podobného vzoru. Najprv bola zostavená iniciatívna skupina, ktorá vykonala optimalizáciu. Skupina vytvorila model výrobného procesu „ako je dnes“, ktorý podrobne popisuje všetky podprocesy, ktoré v podniku fungujú. Tím potom pracoval na identifikácii oblastí vyžadujúcich zlepšenie a identifikovaní nepotrebných, duplicitných činností. Posledné menované boli počas optimalizácie odrezané. Ďalej sa vytvoril model „ako by to malo byť“ a vypracoval sa plán zmeny. Poslednou etapou je implementácia zmien, analýza výsledkov vykonanej práce.

Čakanie na efekt

Prax ukazuje, že zmeny sa začnú vyplácať v priebehu jedného až dvoch rokov. Treba vziať do úvahy, že rôzne projekty si vyžadujú rôzne doby návratnosti. V tomto prípade by mal byť pomer nákladov k zisku 1:1 alebo 2:1 na základe ročného obdobia.

Existuje mnoho rôznych systémov hodnotenia efektívnosti výrobných činností. Pri akomkoľvek systéme sa efektívnosť výroby posudzuje podľa troch hlavných parametrov: cena, kvalita, čas. „Ak vám váš systém umožňuje merať a kontrolovať tieto parametre, máte to pod kontrolou. Ak máte tieto parametre lepšie ako vaši konkurenti, úspech máte zaručený. Meradlom úspechu je univerzálne – sú to peniaze, ktoré zabezpečia rozvoj a prosperitu podnikania, materiálny blahobyt zamestnancov spoločnosti,“ hovorí riaditeľ liehovaru Khortytsia.

Podľa Liliye Tkachenko môžeme hovoriť o niekoľkých ukazovateľoch, podľa ktorých sa hodnotí efektívnosť vykonanej práce. Po prvé, porovnanie hodnôt hlavného ukazovateľa, ktorý sa plánoval zlepšiť pred a po optimalizácii (napríklad náklady na hotové výrobky). Druhou úrovňou sú plánované ukazovatele viazané na hlavné procesy. “Je dôležité, aby ste zlepšením prvého ukazovateľa nezhoršili ostatné, ktoré sú často nemenej dôležité. Môžete napríklad znížiť náklady o 5 %, ale miera spokojnosti zamestnancov klesne o 60 %. Preto je potrebné pamätať a analyzovať aj ďalšie ukazovatele.“ Uvádza sa veľa skúseností s optimalizáciou výroby ruských spoločností s praktickými pokynmi na akciu Almanach "Manažment výroby" .

Potreba konzultantov

Na optimalizácii sa zvyčajne podieľajú externí špecialisti. Ako však povedal Andrey Gusak, je veľmi dôležité, aby jadro tímu tvorili podnikoví špecialisti, ktorí budú v budúcnosti poskytovať podporu a podporu pre dizajnové riešenia a ich vývoj. Spoločnosť Khortytsia použila softvérový balík Oracle J.D. ERP na optimalizáciu riadenia podnikov spoločnosti. Edwards EnterpriseOne. Implementáciu v liehovare Khortytsia zároveň realizovali spoločne - špecialisti z oddelenia riadenia kvality a externí konzultanti. Ďalšiu implementáciu v iných podnikoch, vývoj a údržbu manažérskych systémov zabezpečuje spoločnosť vlastnými zdrojmi, čo podľa pána Husáka výrazne znížilo náklady na vlastníctvo efektívnych nástrojov riadenia svetovej úrovne.

Podľa Liliya Tkachenko, ak žiadny zo zamestnancov nikdy nevykonával optimalizáciu výroby, prítomnosť externých odborníkov je vo väčšine fáz žiaduca. Ak má tím vykonávajúci optimalizáciu dostatočné skúsenosti, môžete urobiť všetko sami, s cieleným zapojením špecialistov tretích strán na určitú konkrétnu prácu. „Napríklad sú veľmi potrebné vo fáze školenia, keď je potrebné poskytnúť účastníkom projektu teoretické materiály a porozprávať sa o príkladoch optimalizácie v iných podnikoch,“ hovorí zástupca spoločnosti Kernel. — Na vypracovanie optimalizačného programu je potrebný aspoň 1 vyškolený odborník – projektový manažér. Vytvára sa aj iniciatívna skupina pozostávajúca z niekoľkých špecialistov v rôznych oblastiach, ktorí majú dostatok právomocí na realizáciu potrebných zmien. Okrem toho skupina zahŕňa tých zamestnancov, ktorí majú o tento projekt záujem – napríklad inžinierov s inovatívnymi nápadmi.“

Etapy optimalizácie

Rozhodnutie na úrovni vrcholového manažmentu o potrebe zlepšenia výrobných činností v podniku
Zapojenie externých špecialistov
Výber iniciatívnej skupiny a školenie tejto skupiny
Nábor a výber nápadov, ich analýza
Súhlas manažéra
Vývoj programu optimalizácie výroby
Pridelenie financií
Implementácia programu optimalizácie výroby
Kontrola implementácie programu
Analýza výsledkov vykonanej práce.

Náklady, ktoré je možné optimalizovať

Nadprodukcia – produkcia presahujúca objem požadovaný zákazníkmi
Oneskorenia, prestoje
Extra nakládka (vykládka), prekládkové operácie
Zásoby – získavanie nepotrebných surovín, polotovarov, hotových výrobkov
Zbytočný pohyb osôb a produktov
Zbytočné operácie, výrobné techniky
Chybné výrobky.

Analýza a hodnotenie efektívnosti výroby sa vykonáva v oblastiach

zvýšenie produktivity práce;
zníženie technologických strát vo výrobe;
zníženie miery spotreby pomocných a obalových materiálov;
zníženie prestojov nevýrobných zariadení;
zníženie spotreby palív a energetických zdrojov;
eliminácia uvoľňovania výrobkov nízkej kvality;
Rozvoj zamestnancov.

Optimalizácia podnikových procesov organizácie je zlepšenie sekvenčných činností, ktoré sú zamerané na dosiahnutie cieľov stanovených pre podnik výberom najlepšej možnosti ich implementácie. Je to nevyhnutný proces pre efektívne fungovanie modernej spoločnosti.

Podnikový proces je súbor akcií, ktoré vedú k určitému výsledku. Každý proces má špecifický cieľ, vlastnú postupnosť kľúčových akcií a predpovedaný výsledok. Počet a ciele týchto procesov, ktoré prebiehajú v rôznych podnikoch, sú rôzne a sú priamo závislé od typu podnikania, veľkosti firmy, osobných kvalít vlastníkov a manažmentu. Toto všetko treba brať do úvahy, aby sa optimalizácia obchodných procesov stala efektívnou.

Pre vytvorenie efektívneho podnikania je dôležité koordinovať marketingovú stratégiu s implementáciou metodiky jej implementácie. Stáva sa však aj to, že existuje primeraná stratégia, boli vyvinuté opatrenia na jej implementáciu, ale nie sú žiadne výsledky: nie je možné dosiahnuť plánované ukazovatele. Možno sú to problémy na nižšej, procesnej úrovni systému riadenia. Pokúsme sa pochopiť fenomén optimalizácie podnikových procesov, jeho popis a modelovanie.

Do určitej úrovne rozvoja sa podnik úplne zaobíde bez optimalizácie. Existuje však množstvo faktorov, ktoré signalizujú „je čas pustiť sa do obchodných procesov“ a bezpochyby približujú tento moment:

zvýšenie počtu zamestnancov;
počet riadiacich úrovní rastie;
počet divízií rastie;
divízie sú geograficky oddelené;
neexistuje alebo je nedostatočne vyvinutý jednotný informačný systém.

Takže jedného dňa zistíte, že v spoločnosti:

rozhodnutia sa robia veľmi pomaly;
rozhodnutia sa realizujú veľmi pomaly a zle;
ukazuje sa, že niektoré aspekty činnosti zostávajú pravidelne nekontrolované;
zaznamenať nárast psychického napätia medzi personálom spojeného s neregulovanými právami, povinnosťami a zodpovednosťami;
Základné pracovné operácie si vyžadujú veľa času, úsilia, schvaľovania, poznámok a telefonátov.

Prítomnosť týchto symptómov je vážnym dôvodom na reštrukturalizáciu, optimalizácia obchodných procesov je nevyhnutná. Stojí za zmienku, že v niektorých prípadoch je vhodné vykonať túto prácu bez čakania na splnenie takýchto predpokladov (pri výraznej zmene štruktúry riadenia, použití nového IS atď.)

Výber tohto nástroja pre podnikové procesy sa považuje za veľmi dôležitý a takmer rozhodujúci. Program na popis má však význam len vtedy, ak sa vývoj realizuje pre ich ďalšiu implementáciu v konkrétnom informačnom systéme (IS). Väčšina moderných informačných systémov má svoje vlastné nástroje na vývoj obchodných procesov, takže diskutovať o softvéri na ich popis nemá zmysel.

Upozorňujeme, že obchodné procesy sú potrebné pre účastníkov, nie pre vývojárov, a najdôležitejším kritériom pre výber nástroja na popis softvéru je jeho dostupnosť pre všetkých účastníkov vo fáze schvaľovania, optimalizácie, vykonávania a modernizácie.

Modely obchodných procesov „AKO JE“ a „BYŤ“

Štandardné modelovacie schémy zahŕňajú v prvej fáze popis súčasného „AKO JE“ („tak ako je“), po ktorom nasleduje optimalizácia na „TO BE“ („ako by malo byť“). Niektorí zákazníci nechápu užitočnosť popisu prvej fázy. Stačí im, že interpreti prinesú nové, správne biznis procesy a model „AKO JE“ vnímajú ako snahu o navýšenie rozpočtu.

Upozorňujeme, že takáto implementačná technika, ktorá nie je založená na existujúcich podnikových procesoch, sa nazýva reengineering, ktorý má len vágnu podobnosť s pojmom „optimalizácia podnikových procesov“. Popis „AKO JE“ umožňuje identifikovať množstvo existujúcich rozporov a vykonať prvotnú optimalizáciu procesov. Musia ho prerokovať všetci účastníci a odsúhlasiť podpisom.

Proces optimalizácie

Môžete niečo optimalizovať podľa určitých kritérií. Pre obchodné procesy sú takýmito kritériami náklady, trvanie, počet transakcií atď. Tieto kritériá sú „externé“ pre procesy a vyplývajú zo všeobecnejšieho rámca riadenia. Skúsme na to prísť.

Napríklad optimalizácia obchodného procesu, ako je zákaznícky servis v obchode. Čo zvoliť ako optimalizačné kritérium – cena alebo kvalita? Ak ide o obchod so zľavami pre strednú triedu, volíme prvé kritérium, ak ide o elitný butik, tak druhé. Ukazuje sa, že výberom optimalizačného kritéria určujeme stratégiu a pozíciu obchodu.

Takto sa pomocou optimalizačného kritéria úroveň riadiacich systémov začína podriaďovať vyššej úrovni – stratégii.

Implementácia

Postup implementácie je najťažšou etapou práce s podnikovými procesmi. Oveľa úspešnejší je, ak je podporovaný podnikovým informačným systémom. Takéto príležitosti však nie sú vždy dostupné alebo v plnej miere. Implementácia a udržiavanie aktuálnych obchodných procesov vyžaduje:

informovanie personálu o tom, že práca by sa mala vykonávať na základe obchodných procesov vytvorených v podniku;
vykonávanie kontroly nad dodržiavaním zavedených obchodných procesov zamestnancami;
vykonávanie periodickej analýzy efektívnosti a účinnosti využívania obchodných procesov;
optimalizácia podnikových procesov na základe neustálej analýzy údajov o ich efektívnosti a efektívnosti.

Modifikácia

V priebehu času budú akékoľvek optimalizované obchodné procesy vyžadovať úpravy alebo výmenu. Podnikové procesy musia na jednej strane zodpovedať realite a na druhej strane nesmú zasahovať do bežného rozvoja podniku. Preto potrebujú včasnú úpravu. S novým vydaním sa dohodnú všetci účastníci a oznámia ho všetkým záujemcom.

Systémy podnikových procesov sa v tomto prípade stávajú skutočnými nástrojmi, ktoré zvyšujú efektivitu podnikania na procesnej úrovni.

Typy obchodných procesov organizácie

hlavným je uspokojovanie potrieb klienta a vytváranie zisku pre podnik;
pomocný – nevyhnutný pre bežnú prevádzku podniku, nemá pre klienta žiadnu hodnotu;
manažérsky – stanovuje ciele a zámery pre podnik, jeho divízie a manažment.

Optimalizácia obchodných procesov, cieľov a zámerov:

zvýšiť spravovateľnosť podniku;
zvýšiť ukazovatele kvality vyrábaných výrobkov;
zlepšiť kvalitu poskytovaných služieb;
znížiť závislosť podniku od ľudského faktora;
implementovať systém monitorovania výkonnosti;
znížiť náklady;
racionálne rozdeliť právomoci a zodpovednosti medzi oddelenia;
eliminovať duplicitné funkcie medzi oddeleniami;
skrátiť čas výrobného cyklu;
implementovať program riadenia kvality;
odstrániť vnútorné rozpory;
regulovať činnosť podniku;
replikovať podnikanie/vytvoriť franšízovú sieť;
automatizovať činnosti podniku;
spĺňať požiadavky spotrebiteľov;
spĺňať požiadavky štátu;
dodržiavať medzinárodné normy;
znížiť množstvo času na dosiahnutie pridelených úloh;
vytvoriť interakciu medzi hlavnými oddeleniami a podpornými službami;
zvýšiť spokojnosť zákazníkov;
zlepšiť finančnú výkonnosť prostredníctvom správneho prideľovania zdrojov;
získajte príležitosť rozšíriť svoje podnikanie;
znížiť rozpočtové výdavky;
plánovať presnejšie;
zvýšiť ovládateľnosť podniku;
eliminovať duplicitu funkcií oddelení;
nájsť nové zdroje pre rozvoj podnikania.

Účinok optimalizácie:

skrátenie času na dosiahnutie zadaných úloh;
vytvorenie interakcie medzi hlavnými oddeleniami a podpornými službami;
zvýšenie spokojnosti zákazníkov;
zlepšenie finančnej výkonnosti prostredníctvom správneho prideľovania zdrojov;
schopnosť škálovať podnikanie;
zníženie rozpočtových výdavkov;
presnejšie plánovanie;
zvýšenie podnikovej správy;
odstránenie duplicity funkcií oddelení;
vznik nových zdrojov pre rozvoj podnikania.