Reglas para la correspondencia comercial: ejemplos. Correspondencia comercial electrónica: reglas de registro y mantenimiento.

Una carta comercial es una especie de cuadro psicológico el remitente, su tarjeta de presentación, así como parte de la imagen y reputación de la empresa. En nuestro artículo encontrará cómo protegerse de la perspectiva de renunciar a todo esto.

Tatiana Nikolaeva,

destacado experto en etiqueta empresarial en el Centro de Formación en Negociación de Moscú

Normas correspondencia por correo electrónico para los empresarios, es una especie de herramienta que permite “mantener la cara” de la empresa y reflejar su imagen en la comunicación con los socios. ¿Cuáles son las reglas clave de la correspondencia comercial por correo electrónico que los comerciantes deben tener en cuenta? Echemos un vistazo más de cerca, porque esto realmente juega un papel muy importante.

Regla 1: Indique el asunto del correo electrónico

Es según este criterio que una persona ocupada decide qué carta abrir primero. Además, esta regla de la correspondencia electrónica permite al interlocutor encontrar la carta deseada entre el flujo de correspondencia. Por ejemplo, es conveniente recibir cartas cuyo asunto refleje diferentes aspectos organizativos el mismo proceso.

Por ejemplo: "Paquete de documentos de participación", "Factura de pago por participación en la exposición", "Memorando para el participante de la exposición", "Esquema de distribución de los pabellones de la exposición", etc. Si toda la correspondencia se realizó con el tema "Participación en la exposición”, encontrar la carta solicitada en una correspondencia extensa sería mucho más difícil.

Regla 2. No te olvides del discurso y el saludo.

Aquí es donde debería comenzar la carta. Es mejor hacerlo de la siguiente forma: "Buenas tardes, nombre (patronímico) del destinatario". El voluminoso diseño de “¡Buenos días!” Es mejor no usarlo. También es incorrecto indicar la siguiente redacción: "Hola, señor Ivanov". En el entorno empresarial no se habla de salud. Si la carta está dirigida a un grupo de personas, se puede utilizar una palabra colectiva: “¡Estimados señores!” o "¡Colegas!" Puede prescindir de contactar solo en caso de correspondencia intensiva en modo pregunta-respuesta, como cuando se comunica por Skype.

Frases que no deben usarse en correspondencia.

Si el correo electrónico es un canal importante de generación de leads para su organización, aquí está 11 frases, de donde los editores de la revista " Director comercial"recomienda deshacerse de él urgentemente.

Regla 3. Recuerda que la brevedad es hermana del talento.

Si el tema de la carta requiere explicación y detalle, indique los parámetros necesarios. Sin embargo, no viertas demasiada agua sobre esto; escribe específicamente. Opcion ideal Recibirá una breve carta en la que acordará con el destinatario una conversación telefónica o una reunión en la que podrá discutir todos los detalles.

Regla 4. Estilo de escritura – profesional, tono – neutral

A diferencia de la comunicación cara a cara y las conversaciones telefónicas, en las que tienes un guión, tu destinatario no sólo no te ve, sino que tampoco te oye. No puedes complementar tus palabras con expresiones faciales, entonación u otras señales no verbales. Por lo tanto, cumpla estrictamente esta regla de la correspondencia comercial por correo electrónico. Por ejemplo, en una conversación, la frase “¿qué más necesitas de mí?”, pronunciada con cierta entonación, expresará el deseo de conocer la lista completa de responsabilidades o acciones. Y en escrito también se puede leer así: “¿Con cuánto me puedes cargar? ¡Ten conciencia!

Por lo tanto, si está listo para tomar medidas adicionales, es mejor utilizar siempre esta regla de correspondencia por correo electrónico. Escríbalo así: “¿de qué otra manera puedo ser útil/útil?” Si no desea participar en el proceso posterior, debe indicarlo correctamente. Por ejemplo, así: “Colegas, en vista de mi gran carga de trabajo en otro proyecto, les agradecería que…” y luego describan sus deseos: “liberarme de seguir trabajando en este proyecto", "descríbame toda la gama de responsabilidades para que pueda planificar mi trabajo". Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta la subordinación: si mantiene correspondencia con su superior, consulte con él la prioridad de este trabajo.

Regla 5. Dosis la cantidad de emoticones en el texto.

Esta es una regla fundamental de la correspondencia electrónica entre empresarios. Algunas empresas prohíben estrictamente el uso de emoticones. Si tu organización no es una de ellas, utiliza estos iconos, pero con mucho cuidado. Después de todo, los “emoticones” son símbolos de emociones que deben dosificarse en un entorno empresarial. Un icono en una carta es suficiente para que el interlocutor comprenda sus emociones. Esta regla para la correspondencia por correo electrónico también se aplica a comunicacion de negocios en Skype e ICQ.

Regla 6. No te olvides de la firma electrónica

Al final de cualquier carta (no solo de la primera) debe haber una firma que contenga el nombre y cargo del remitente, sus contactos laborales y el logotipo de la empresa. Esta es una buena forma y un indicador de la presencia de una cultura corporativa.

Regla 7. Vuelva a leer la carta antes de enviarla. Corregir errores y erratas

La negligencia no es mejor calidad para una persona de negocios.

Regla 8. Responder a la correspondencia dentro de las 24 horas

Si necesita más tiempo, debe escribirlo dentro de las 24 horas siguientes. Después del envío, sería una buena idea ponerse en contacto con el destinatario de la carta y asegurarse de que la recibió y de cuándo esperar una respuesta de él.

Regla 9. Confirmar la recepción de correos electrónicos con archivos adjuntos

Comprueba si se abren correctamente. Tenga en cuenta que los ejecutivos de la empresa no deben enviarles ofertas promocionales ni enlaces (a menos que sean el tema de discusión).

Es mejor enviar dichas cartas en nombre del gerente de ventas con la notificación correspondiente en el cuerpo de la carta.

Regla 10. La correspondencia termina con quien la inició.

La última carta la envía el iniciador de la correspondencia. Incluso si ya se han discutido todos los temas, escriba a su socio palabras de agradecimiento por la cooperación efectiva y las respuestas rápidas. Al final tal vez desees Que tengas buen humor y una semana productiva. Sin embargo, sólo si tiene una relación estrecha y duradera con el destinatario. En todos los demás casos es mejor indicar: “Con mis mejores deseos”.

Una persona que intenta parecer decente en las relaciones comerciales siempre utiliza las reglas de la correspondencia por correo electrónico. Recuerda que el correo electrónico no debe empañar al destinatario, la reputación de la empresa que representa ni la imagen empresarial.

La capacidad de realizar correspondencia electrónica de manera competente y concisa es elemento importante Imagen de un gerente exitoso. Este hecho atestigua su nivel cultural general y su profesionalismo. A partir de cómo una persona sabe formular y formular sus pensamientos, se puede comprender cómo se relaciona consigo misma y con los demás. Un correo electrónico escrito descuidadamente puede arruinar fácilmente la impresión que usted tiene y socavar la reputación de su empresa.

Reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico

Utilice su dirección de correo electrónico del trabajo exclusivamente para tareas relacionadas con el trabajo. Cuando envía una carta desde el servidor de la empresa, se almacena en él, tanto saliente como entrante. Su empleador siempre podrá ver estas cartas y comprender lo que realmente hace. Cuando esté en la oficina, utilice el correo electrónico sólo para fines comerciales. correspondencia de negocios.

Comprenda a quién se dirige el mensaje y a quién puede resultar útil la información proporcionada en él.

¿A quién diriges tu carta? ¿A un socio? ¿Al cliente? ¿Colega? ¿Al gestor? ¿A un subordinado? En el campo “a” se deberá indicar el destinatario, en el campo “copia” se deberán indicar los interesados. Nunca se deben enviar copias adicionales, especialmente a un supervisor. Si la carta se refiere a terceros, normalmente también se ingresan en el campo "copia".

Determine usted mismo el propósito del mensaje. ¿Qué quieres conseguir enviando tu carta? ¿Qué debe hacer el destinatario cuando lo lea? ¿Qué reacción esperas? El destinatario debe comprender de inmediato qué es exactamente lo que quiere de él. ¿De quién debe escribirse la carta?

Depende del caso concreto:

• si desea mostrar su visión individual de los acontecimientos, desde el principio (yo, nosotros);
• si su mensaje contiene una solicitud o instrucción, del segundo (usted, usted);
• Si envía una carta como observador externo, desea informar al destinatario sobre ciertos eventos o hechos consumados, de un tercero (él, ella, ellos).

Complete siempre el campo "asunto". La mayoría de las personas que reciben correspondencia por correo electrónico miran primero el campo de asunto. En base a la información que contiene se toma la decisión de leer la carta o no. Si hay una frase incómoda que no transmite ninguna información, o el campo está completamente vacío, existe una alta probabilidad de que la persona no abra la carta en absoluto. Indique el tema de forma breve, específica e informativa.
Sigue el contenido: saludo y llamamiento, texto principal, resumen, firma y contactos. Debe cumplir con la etiqueta de comunicación comercial electrónica.

No debes saltarte ciertas partes del contenido tradicional; formatea la carta correctamente, esto demuestra tu profesionalismo.

Al dirigirse y saludar expresa su respeto al destinatario. Si es posible, utilice un saludo personal y un saludo al principio de cada carta. Dirígete a tu interlocutor por su nombre, esto también es un elemento de respeto. Si desea que el mensaje parezca informal, coloque una coma después de la dirección. Si desea resaltar su importancia y formalidad, utilice un signo de exclamación.

Siga esta regla incluso con colegas con los que se comunica con frecuencia.

Mantenga la brevedad y la claridad. La correspondencia comercial debe contener un mínimo de palabras y un máximo información útil. Presente sus pensamientos de manera específica, concisa, consistente y de una manera que sea fácil de entender. Forma frases cortas, así será más fácil para el destinatario percibir la información. Cubre un tema en una carta.

Es mejor enviar varias cartas si necesitas hablar sobre diferentes temas, esto es mucho mejor que un mensaje largo con diferentes ideas que no tienen ninguna relación entre sí.

No convierta la comunicación informal en correspondencia comercial. No es necesario utilizar emociones en los correos electrónicos. Si desea enfatizar emocionalmente ciertos puntos de su mensaje, intente ocultar el subtexto emocional detrás de un tono de presentación tranquilo, correcto y neutral. Se puede lograr no mediante el lenguaje, sino mediante el contenido.
Mantenga una estructura clara del cuerpo de la carta.

Normalmente la carta se divide en tres partes:

• Motivo de la escritura (motivo, motivo). Mantenga esta parte lo más breve posible.
• Revelación consistente de la esencia.
• Soluciones, propuestas, conclusiones, peticiones.

El mensaje debe ser bueno. apariencia, fácil de comprender. Haga párrafos en el texto que consten de 5-6 líneas. Se recomienda separar los párrafos con una línea en blanco. Utilice una fuente y un color. A menos que sea necesario, no utilice abreviaturas, emoticonos, elementos cursivos ni signos de exclamación.

Escribe correctamente. Una carta escrita de forma analfabeta indica la falta de educación del autor. Los errores tipográficos y los errores tienen un efecto perjudicial en la reputación de su empresa. Antes de enviar una carta, se recomienda volver a leerla detenidamente. Muchos editores de texto y programas de correo electrónico tienen una función para verificar la puntuación y la ortografía, si se encuentran errores, se ofrecen opciones de corrección; Asegúrese de aprovechar estas funciones al escribir correos electrónicos.

Piense en qué documentos deben incluirse en la carta. No es necesario incluir información detallada en el propio texto; es mejor enviarlo como un archivo separado. Indique en la línea de asunto que ha adjuntado un archivo, qué formato tiene y qué contiene (brevemente), de lo contrario el destinatario puede confundirlo con un virus. Antes de enviar el archivo, compruébalo con un programa antivirus.

Deja tus contactos y firma. Esto es sólo una ventaja para su reputación; refleja su profesionalismo. No hagas una firma larga, de cinco a seis líneas como máximo. Debe contener el nombre de la empresa, su nombre completo y su puesto. Como regla general, también indican la dirección del sitio web, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

No utilice posdatas innecesariamente en la correspondencia comercial. Su presencia indica que no has pensado lo suficiente en el contenido de la carta.

Utilice recibos de lectura únicamente cuando sea absolutamente necesario. Como regla general, solo es necesario cuando se comunica con destinatarios externos y solo si la respuesta es muy importante.

Utilice también la bandera de "gran importancia" sólo cuando sea necesario. Si la carta realmente información importante que necesita consideración urgente, marque esta casilla. Gracias a esto, la carta destacará en la bandeja de entrada. Pero no debes abusar de esta función, puede parecer intrusiva e irritante.

Asegúrese de leer la carta antes de enviarla. Comprobar si todo es claro, concreto, conciso, si hay algo superfluo o inadecuado, errores gramaticales. ¿Has introducido correctamente los datos del destinatario? Comprobar la lógica y coherencia de la presentación.

Responder a los correos electrónicos recibidos de manera oportuna. Avisa que has leído la carta, esto mostrará respeto y mostrará buenos modales. Si en un momento determinado no puede responder a una carta recibida, advierta al autor de ello y prometa responder lo antes posible. Responda las preguntas que le hagan de manera constante. No es necesario comenzar su respuesta como un mensaje nuevo.

Si no respondes en un plazo de dos días, el destinatario pensará que no prestaste atención a su carta o que se perdió.

Normalmente, la persona que lo inició debería finalizar un diálogo electrónico. Aunque es posible que en ocasiones no se observe esta regla, según las características específicas de una correspondencia en particular.
Recuerde todas las reglas anteriores de correspondencia electrónica. Síguelos siempre, sé cuidadoso y razonable.

De esta manera podrá mostrarse como un directivo profesional, moderno y competente con quien resultará agradable y cómodo trabajar.

La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. Problemas más urgentes correspondencia comercial

La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. La correspondencia comercial ayuda a resolver los problemas más urgentes en poco tiempo, pero el incumplimiento de las reglas de etiqueta o la estructura ilógica de la carta puede dañar la sociedad o alienar a un cliente potencial. Como en las negociaciones formales, existen ciertas reglas: el formato de la carta y el estilo de comunicación.

Reglas generales para realizar correspondencia comercial.

1. Antes de escribir una carta, decide sus características:

tipo de carta (carta de presentación, garantía, orden, recordatorio, aviso, etc.; carta de presentación o invitación a respuesta);

grado de accesibilidad para el destinatario (si puede indicar todos los puntos necesarios en una carta o necesitará una segunda aclaratoria);

urgencia de entrega (si la carta es urgente, es mejor enviarla por correo certificado o por correo electrónico).

2. Crear una carta usando plantillas existentes, según su tipo, y también se basan en GOST R 6.30-2003. “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."

3. Cualquier carta comercial tiene la siguiente estructura general:

• nombre de la organización de envío;
• fecha de escritura;
• dirección del destinatario, indicación de un corresponsal específico;
• discurso de apertura;
• una indicación del tema y propósito de la carta;
• texto principal;
• conclusión (fórmula de cortesía);
• firma del remitente;
• indicación de la solicitud y distribución de copias (si las hubiera).

4. Al preparar una carta comercial, utilice el editor de texto Microsoft Word.:

utilice tipo de letra Times New Roman, tamaño de fuente de 12 a 14 puntos, interlineado de 1 a 2 puntos;

Coloque los números de página de la carta en la parte inferior derecha;

al imprimir texto en formato A4, utilice un interlineado de 1,5 a 2, formato A5 o menos: un interlineado. Los detalles siempre se escriben con un interlineado.

5. Si habla en nombre de una organización y tiene intención de enviar una carta impresa, asegúrese de utilizar papel con membrete, ya que su presencia será tarjeta de visita tu compañía. Tenga especial cuidado al preparar un formulario oficial; esta habilidad debería ser obligatoria para cualquier empleado de oficina.

6. Para correspondencia internacional, la carta debe estar escrita en el idioma del destinatario o en inglés.(como el más común en las relaciones comerciales).

7. Mantener un tono correcto y profesional.. Comience la carta con una dirección que, dependiendo del grado de cercanía con el corresponsal, puede comenzar con las palabras “Estimado + Nombre completo” o “Estimado + Nombre completo”. Recuerde, las palabras en la dirección o en la indicación del destinatario en ningún caso deben abreviarse (por ejemplo, “respetado” como “uv.” o “al jefe del departamento” como “jefe del departamento”) - estas son las reglas de etiqueta comercial. Termine siempre su carta con un agradecimiento por su cooperación. Antes de la firma debe ir la frase “Con respeto…” o “Atentamente,…”. Dirigirse a "usted" en la correspondencia oficial es inaceptable, incluso si mantiene relaciones amistosas con el corresponsal.

8. Elige cuidadosamente tu vocabulario, evita imprecisiones y frases ambiguas, y el uso excesivo de profesionalismos.. La carta debe ser comprensible.

9. Divida el contenido de la carta en párrafos significativos para que no sea engorroso ni difícil de entender para el destinatario.. Siga la regla: el primer y último párrafo no deben contener más de cuatro líneas impresas y el resto, no más de ocho.

10. Responda a los correos electrónicos comerciales de acuerdo con la etiqueta aceptada: para una solicitud por escrito, dentro de los 10 días posteriores a la recepción; para cartas enviadas por fax o correo electrónico, dentro de las 48 horas, excluidos los fines de semana.

Correspondencia comercial intraorganizacional

La correspondencia comercial entre empleados de una empresa está más simplificada que la correspondencia enviada a un tercero.

• sé conciso;
• ser de carácter empresarial;
• la carta debe indicar la fecha;
• Al final de la carta hay una fórmula de cortesía y una firma.

Un ejemplo de correspondencia comercial dentro de una organización podría ser una carta de felicitación en nombre del gerente o del equipo, dirigida al héroe del día o a un empleado que haya recibido un ascenso.

Cuando se discuten proyectos por escrito, sólo unos pocos elementos requeridos carta comercial: indicando el asunto, la dirección, resumen la esencia del tema y la fórmula de cortesía con firma impresa.

Recuerde que la forma de la carta y la plantilla requerida deben seleccionarse en función del nivel de correspondencia comercial y del tipo de información que desea proporcionar al destinatario.

¿Qué es el correo electrónico? En el mundo empresarial moderno esto es:

• Tu cara. Es con la ayuda del correo electrónico que se puede crear una imagen positiva ante los ojos de la contraparte o estropear la primera impresión.
• Tu herramienta de trabajo. Gran parte de la comunicación con el mundo exterior se realiza a través del correo electrónico. Por lo tanto, si dominas este instrumento, podrás hacer tu vida mucho más fácil.
• Una distracción poderosa. El mundo exterior intenta llegar a usted, distraerlo y desviarlo a través del correo electrónico.

Desde esta perspectiva, veamos cómo trabajar con el correo electrónico. Comencemos con algo simple.

Formatear una carta

Utilizo el cliente de correo electrónico Mozilla Thunderbird, así que lo usaré como ejemplo. Creemos una nueva letra y vayamos de arriba a abajo por la lista de campos.

A quien. Copiar. copia oculta

Puede que algunos no lo sepan, pero "Para" en Mozilla se puede cambiar a "Cc" o "Cco".

• A quien: escribimos el destinatario principal o varios destinatarios separados por punto y coma.
• Copiar: le escribimos a alguien que debería leer la carta, pero de quien no esperamos reacción.
• copia oculta: le escribimos a alguien que debería leer la carta, pero que debería permanecer desconocido para los demás destinatarios de la carta. Es especialmente apropiado utilizarlo para el envío masivo de cartas comerciales, como notificaciones.

Equivocado V correo masivo especifique los destinatarios utilizando los campos "Copiar" o "Para". Varias veces al año recibo cartas que enumeran entre 50 y 90 destinatarios en el campo "Cc". Hay una violación de la privacidad. No todos sus destinatarios necesitan saber con quién más está trabajando en un tema similar. Es bueno que se trate de personas que se conocen. ¿Qué pasa si hay empresas competidoras en la lista que no se conocen entre sí? Como mínimo, debe estar preparado para explicaciones innecesarias y, como máximo, para poner fin a la cooperación con uno de ellos. No lo hagas de esta manera.

Asunto de la carta

La importancia de la línea de asunto suele escribirse (a veces con sensatez) en los blogs corporativos. servicios profesionales boletines. Pero la mayoría de las veces estamos hablando de cartas de ventas, donde el asunto de la carta resuelve el problema "hay que abrir el correo electrónico".

Estamos discutiendo la correspondencia comercial diaria. Aquí el tema resuelve el problema de que “la carta y su autor deben ser fácilmente identificados y luego encontrados”. Además, su diligencia volverá a usted en forma de karma de numerosas cartas de respuesta, solo con prefijos. Re: o FWD, entre los cuales tendrás que buscar la letra deseada sobre el tema.

Veinte cartas es el volumen de correspondencia de un día para un directivo intermedio. No me refiero en absoluto a empresarios y dueños de negocios; su número de cartas a veces se sale de escala, llegando a 200 o más por día. Por eso una vez más: no envíes correos electrónicos con un asunto vacío.

Entonces, ¿cómo formular correctamente el asunto de un correo electrónico?

Error #1 : Sólo el nombre de la empresa en el asunto. Por ejemplo, “Sky” y listo. En primer lugar, probablemente usted no sea el único miembro de su empresa que se comunica con esta contraparte. En segundo lugar, un tema así no tiene ningún significado, porque el nombre de su empresa ya es visible en la dirección. En tercer lugar, ¿adivina cómo se verá tu propio buzón con este enfoque de correspondencia? Algo como esto.

¿Es conveniente buscar sobre este tipo de temas?

Error #2 : titular llamativo y vendedor. Es genial si sabes cómo escribir esos titulares. Pero, ¿es apropiado utilizar estas habilidades en la correspondencia comercial? Recuerde el propósito de la línea de asunto de un correo electrónico comercial: no vender, sino proporcionar identificación y búsqueda.

Texto de la carta

Existen muchas guías sobre cómo escribir textos para diferentes casos vida. Por ejemplo, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin y otros maestros de la palabra tienen mucha información útil. Le aconsejo que lea sus artículos, al menos para mejorar la alfabetización general y mejorar el estilo general del discurso escrito.

En el proceso de redacción de una carta debemos tomar varias decisiones de forma secuencial.

Una cuestión de cortesía . Al comienzo de la carta, puede confundirse con bromas o incluso con ternura en el espíritu de "Mi querido Rodya, hace más de dos meses que no hablé contigo por escrito, de lo cual yo mismo sufrí e incluso no dormí algunos ratos". noches, pensando”. Muy educado y muy costoso, tanto en términos de tiempo para escribir dicha introducción como en términos de tiempo del interlocutor para leerla. La correspondencia es un negocio, ¿recuerdas? No es un ensayo de género epistolar para un concurso ni una carta a la madre de Raskolnikov, sino correspondencia comercial.

¡Respetamos nuestro tiempo y el del destinatario!

Sólo tiene sentido presentarse y recordar las circunstancias de su relación en la primera carta enviada después de un fugaz encuentro en una exposición. Si se trata de una continuación de la cooperación o correspondencia en curso, en la primera carta del día escribimos: “Hola, Iván”, en la segunda y siguientes: “Iván,…”.

Apelar . Siempre me ha preocupado la cuestión de a quién dirigirme en una carta si hay varios destinatarios. Recientemente escribí una carta dirigida a tres niñas llamadas Anna. Sin duda escribí “Hola Anna” y no me preocupé. Pero esa suerte no siempre es así.

¿Qué pasa si hay tres o incluso siete destinatarios y no tienen el mismo nombre? Puede enumerarlos por nombre: "Buenas tardes, Rodion, Pulcheria, Avdotya y Pyotr Petrovich". Pero es largo y lleva tiempo. Puedes escribir: "¡Hola, compañeros!"

Para mí, utilizo la regla de dirigirme por el nombre de la persona en el campo "Para". Y no se comunique con quienes están en la copia en absoluto. Esta regla también le permite determinar con mayor precisión (¡uno!) el destinatario de la carta y el propósito de esta carta.

Citación . A menudo, la correspondencia es una cadena de cartas con preguntas y respuestas; en una palabra, un diálogo. Se considera una buena práctica no borrar el historial de correspondencia y escribir su respuesta en la parte superior del texto citado, de modo que cuando regrese a esta correspondencia una semana después, pueda leer fácilmente el diálogo de arriba a abajo, descendiendo por fecha.

Por alguna razón, la configuración predeterminada en Mozilla es "Colocar el cursor después del texto citado". Recomiendo cambiarlo en el menú “Herramientas” → “Opciones de cuenta” → “Redacción y direccionamiento”. Tiene que ser así.

Propósito de la carta . Hay dos tipos de cartas comerciales:

• cuando simplemente informamos al interlocutor (por ejemplo, un informe sobre el trabajo realizado durante el mes);
• y cuando queremos algo del interlocutor. Por ejemplo, para que apruebe la factura adjunta para el pago.

Como regla general, hay muchas más cartas de aliento que cartas de denuncia. Si queremos conseguir algo del interlocutor, es muy importante decirlo en una carta en texto plano. El llamado a la acción debe ir acompañado de un nombre y ser la última oración de la carta.

Equivocado : “Porfiry Petrovich, sé quién mató a machetazos a la anciana”.

Bien : “Porfiry Petrovich, fui yo quien mató a machetazos a la anciana, por favor toma medidas para arrestarme, ¡estoy cansada de sufrir!”

¿Por qué el corresponsal debería pensar por usted qué hacer con esta carta? Después de todo, puede que tome la decisión equivocada.

Firma en el texto . Ella debe ser. Además, todos los clientes de correo electrónico permiten configurar la sustitución automática de firmas, por ejemplo el clásico “Atentamente,…”. En Mozilla, esto se hace en el menú "Herramientas" → "Opciones de cuenta".

Escribir o no los contactos en la firma es un asunto personal de cada uno. Pero si tiene alguna relación con las ventas, asegúrese de escribir. Incluso si la transacción no se concreta como resultado de la comunicación, en el futuro será fácil encontrarlo utilizando los contactos de la firma.

Por último, una característica más del cuerpo de la carta para aquellos interlocutores a los que no les gusta (no pueden, no quieren, no tienen tiempo) responder a sus cartas. Indique el valor predeterminado en el cuerpo de la carta. Por ejemplo, "Porfiry Petrovich, si no vienes a arrestarme antes de las 12:00 del viernes, me considero amnistiado". Eso sí, la fecha límite debe ser real (no debes enviar el texto del ejemplo el viernes a las 11:50). El destinatario debe ser físicamente capaz de leer y actuar en consecuencia de su carta. Tal "silencio" le exime de responsabilidad por la falta de respuesta del interlocutor. Como siempre, debes abordar el uso de esta función con prudencia. Si una persona responde a sus cartas a tiempo y con regularidad, tal ultimátum puede, si no ofenderlo, estresarlo un poco o llevarlo a decidir no responder la carta en este momento, sino obligarlo a esperar hasta el viernes.

Archivos adjuntos

Las cartas suelen venir acompañadas de archivos adjuntos: currículums, propuestas comerciales, presupuestos, calendarios, documentos escaneados... muy herramienta útil y al mismo tiempo fuente de errores populares.

Error : enorme tamaño de inversión. A menudo recibo correos electrónicos con archivos adjuntos de hasta 20 MB de tamaño. Por regla general, se trata de escaneos de algunos documentos en formato TIFF, con una resolución de 600 ppp. Es casi seguro que el programa de correo electrónico del corresponsal se congelará durante varios minutos en un intento inútil de cargar una vista previa del archivo adjunto. Y Dios no permita que el destinatario intente leer esta carta en un teléfono inteligente...

Personalmente, elimino inmediatamente esas cartas. ¿No quieres que tu correo electrónico acabe en la papelera antes de ser leído? Verifique el tamaño de la inversión. Se recomienda que no supere los 3 MB.

¿Qué hacer si se excede?

• Intente reconfigurar su escáner a un formato y resolución diferentes. Por ejemplo, PDF y 300 ppp producen escaneos bastante legibles.
• Piense en programas como WinRar o 7zip Archiver. Algunos archivos se comprimen perfectamente.
• ¿Qué hacer si el archivo adjunto es enorme y no puedes comprimirlo? Por ejemplo, una base de datos contable casi vacía pesa 900 MB. Los almacenamientos de información en la nube vendrán al rescate: Dropbox, Google Drive y similares. Algunos servicios, como Mail.ru, convierten automáticamente archivos adjuntos de gran tamaño en enlaces al almacenamiento en la nube. Pero prefiero administrar yo mismo mi información almacenada en la nube, por lo que no acepto la automatización de Mail.ru.

Y una recomendación más, no del todo obvia, sobre las inversiones: su Nombre . Debe ser comprensible y aceptable para el destinatario. Érase una vez estábamos cocinando en compañía Oferta comercial en el nombre... que sea Fyodor Mikhailovich Dostoievski. Recibí una carta del gerente con un borrador de CP para aprobación y el archivo adjunto incluía un archivo llamado "ForFedi.docx". El gerente que me envió esto tuvo un diálogo que decía algo como este:

Estimado gerente, ¿está usted personalmente dispuesto a acercarse a este respetado hombre y llamarlo Fedya en su cara?

De alguna manera no, es un hombre respetado, todos lo llaman por su nombre y patronímico.

¿Por qué llamaste al archivo adjunto “Para Fedi”? Si se lo envío ahora mismo, ¿crees que nos comprará hachas usando este CP?

Iba a cambiarle el nombre más tarde...

¿Por qué preparar una bomba de tiempo (la negativa de un cliente potencial) o crear trabajo extra cambiando el nombre del archivo? ¿Por qué no nombrar correctamente el archivo adjunto de inmediato: "Para Fyodor Mikhailovich.docx" o incluso mejor: "KP_Sky_Axes.docx"?

Entonces, más o menos hemos clasificado el correo electrónico como una "persona". Pasemos a repasar Correo electrónico como instrumento trabajo eficiente y hablemos de su componente distractor.

trabajando con letras

El correo electrónico es una poderosa distracción. Como ocurre con cualquier distracción, el correo electrónico debe abordarse endureciendo las reglas e introduciendo horarios de trabajo.

Como mínimo, debe desactivar TODAS las notificaciones sobre llegadas de correo. Si el cliente de correo electrónico está configurado de forma predeterminada, se le notificará con una señal sonora, un icono al lado del reloj parpadeará y se mostrará una vista previa de la carta. En una palabra, harán todo lo posible para arrancarlo primero del trabajo arduo y luego sumergirlo en el abismo de cartas no leídas y correos no vistos, menos una o dos horas de su vida.

Algunas personas tienen una gran fuerza de voluntad que les permite no distraerse con las notificaciones, pero la gente común Es mejor no tentar al destino y desanimarlos. En Mozilla Thunderbird, esto se hace a través del menú "Herramientas" → "Configuración" → "General" → "Cuando aparecen nuevos mensajes".

Si no hay notificaciones, ¿cómo se puede saber que ha llegado una carta?

Muy simple. Usted mismo, conscientemente, reserva tiempo para revisar su correo, abrir su cliente de correo electrónico y ver todos los mensajes no leídos. Esto se puede hacer dos veces al día, por ejemplo, a la hora del almuerzo y por la noche, o durante tiempos de inactividad forzosos, por ejemplo, en atascos.

La gente suele preguntar: ¿qué pasa con los tiempos de respuesta y las cartas urgentes? Respondo: no tienes cartas urgentes en tu correo. A menos que trabaje en el departamento de atención al cliente (este departamento tiene sus propias reglas para trabajar con el correo).

Si hay cartas urgentes, el remitente se lo notificará a través de otros canales: teléfono, SMS, Skype. Luego, irás conscientemente a tu cliente de correo electrónico y procesarás el correo urgente. Todos los gurús de la gestión del tiempo (por ejemplo, Gleb Arkhangelsky con su "Time Drive") declaran una respuesta estándar al correo electrónico en un plazo de 24 horas. Esta es una regla normal de buenos modales: no esperar respuestas instantáneas por correo electrónico de su interlocutor. Si hay una carta urgente, notifíquela a través de canales de comunicación más rápidos.

Entonces, desactivamos las notificaciones y ahora activamos el cliente de correo electrónico según nuestro cronograma.

¿Qué hacer cuando vamos al correo y realizamos una actividad llamada “clasificar el correo electrónico”? ¿Dónde está el principio y el final de esta obra?

He oído hablar mucho del sistema de bandeja de entrada cero, pero, lamentablemente, no he conocido a ninguna persona que lo utilice. Tuve que reinventar mi rueda. Hay artículos sobre este tema en Lifehacker. Por ejemplo, " ". A continuación hablaré sobre el sistema de bandeja de entrada cero en mi interpretación. Estaría agradecido si los gurús de GTD comentaran y agregaran o mejoraran el sistema descrito.

Es importante comprender y aceptar que el correo electrónico no es un programador de tareas ni un archivo de sus actividades. Por lo tanto, la carpeta Bandeja de entrada siempre debe estar vacía. Una vez que comiences a revisar tu bandeja de entrada, no te detengas ni te distraigas con nada hasta que hayas vaciado esta carpeta.

¿Qué hacer con los correos electrónicos en tu bandeja de entrada? Debe revisar cada letra secuencialmente y eliminarla. Sí, simplemente resalte y presione Eliminar en su teclado. Si no puede eliminar la carta, tendrá que decidir qué hacer con ella.

1. ¿Puedes responder en tres minutos? ¿Necesito responderla? Sí, es necesario, y la respuesta no te llevará más de tres minutos, luego contesta inmediatamente.
2. Debes responder, pero preparar una respuesta te llevará más de tres minutos. Si utiliza un programador de tareas que le permite convertir un correo electrónico en una tarea, convierta el correo electrónico en una tarea y olvídese de él por un tiempo. Por ejemplo, utilizo el maravilloso servicio Doit.im. Te permite generar una dirección de correo electrónico personal: le reenvías la carta y se convierte en una tarea. Pero si no tienes un programador de tareas, mueve la letra a la subcarpeta “0_Run”.
3. Después de responder rápidamente a una carta, convertirla en una tarea o simplemente leerla, debe decidir qué hacer con este mensaje a continuación: eliminarlo o enviarlo a una de las carpetas para su almacenamiento a largo plazo.

Aquí están las carpetas de almacenamiento a largo plazo que tengo.

• 0_Ejecutar. No tengo esa carpeta, pero si no tienes una agenda, repito, puedes poner aquí las cartas que requieran un trabajo detallado. Esta carpeta también debe limpiarse con regularidad, pero con un enfoque reflexivo en un momento especialmente asignado para ello.
• 1_Ref. Aquí es donde pongo cartas de información de contexto: cartas de bienvenida con inicios de sesión de varios servicios web, billetes para próximos vuelos, etc.
• 2_Proyectos. Aquí se almacena un archivo de correspondencia sobre socios y proyectos con los que existen relaciones actuales. Naturalmente, se ha creado una carpeta separada para cada proyecto o socio. En la carpeta del socio pongo cartas no sólo de sus empleados, sino también cartas de empleados de Nab relacionados con este socio. Muy cómodo: si es necesario, toda la correspondencia sobre el proyecto está a mano con un par de clics.
• 3_Museo. Aquí es donde puse esas letras que sería una pena borrar, y el beneficio de ellas no es obvio. Carpetas con proyectos cerrados de "2_Proyectos". En resumen, el “Museo” almacena los primeros candidatos a ser removidos.
• 4_Documentos. Aquí hay cartas de muestras electrónicas documentos que pueden ser útiles en el futuro para la contabilidad, por ejemplo, informes de conciliación de clientes, boletos de viajes realizados. La carpeta tiene muchas similitudes con las carpetas “2_Projects” y “1_Reference”, solo se almacena información contable y la información de gestión se almacena en la carpeta “2_Projects”. En “4_Documentos” hay información muerta y en “2_Proyectos” hay información viva.
• 5_Conocimiento. Aquí sólo pongo newsletters realmente útiles a las que quiero volver después de un tiempo en busca de inspiración o para encontrar soluciones.

Hay otras configuraciones del cliente de correo electrónico que son importantes para el funcionamiento de este sistema. Primero, de forma predeterminada en Thunderbird hay una casilla de verificación "Marcar mensajes como leídos". Prefiero hacerlo conscientemente, ¡así que abajo la bandera! Para hacer esto, vaya al menú “Herramientas” → “Configuración” → “Avanzado” → “Lectura y visualización”.

En segundo lugar, utilizamos filtros . Anteriormente, utilizaba activamente filtros que reenviaban cartas automáticamente a las carpetas apropiadas según la dirección del remitente. Por ejemplo, las cartas de un abogado se trasladaron a la carpeta "Abogado". Abandoné este enfoque por varias razones. Primero: las cartas de un abogado en el 99% de los casos se relacionan con algún proyecto o socio, lo que significa que deben trasladarse a la carpeta de ese socio o proyecto. Segundo: decidí agregar conciencia. Usted mismo debe decidir dónde almacenar una carta específica, y es más conveniente buscar mensajes no procesados ​​en un solo lugar: en la bandeja de entrada. Ahora uso filtros solo para distribuir cartas regulares automáticas de varios sistemas, es decir, cartas que no me exigen tomar decisiones. Los filtros en Mozilla Thunderbird se configuran en el menú “Herramientas” → “Filtros de mensajes”.

Así que cuando el enfoque correcto El correo electrónico debería tardar entre 10 y 60 minutos al día, dependiendo del volumen de correspondencia.

Sí, y una cosa más. ¿Ya desactivaste las notificaciones sobre la llegada de nuevas cartas? ;)

Vida hombre moderno No puede prescindir de una interacción constante con otras personas. En nuestra era de rápido desarrollo tecnologías de la información La gente recurre cada vez más al correo electrónico, reemplazando a veces la necesidad de reuniones personales. La ética de la correspondencia comercial implica el cumplimiento de ciertas reglas importantes que influyen en los resultados de las entrevistas por correspondencia.

De hecho, la correspondencia comercial es un elemento importante de la comunicación empresarial. En algunos casos no puedes prescindir de él. Si una persona va a realizar correspondencia comercial, necesita conocer varios componentes. Entonces, ¿a qué deberías prestarle atención?

Alfabetización del habla

Si durante una conversación oral aún es posible permitir error de habla y el interlocutor tratará esto con condescendencia, luego en carta de negocio La presencia de tales defectos es completamente inaceptable. En este caso, lo más probable es que el destinatario deje la carta a un lado y no siga leyendo. A quien le escribas, intenta hacerlo correctamente, sin errores de ortografía ni puntuación.

La alfabetización del habla se valora en todas partes. Los conocimientos de un empleado así serán bienvenidos en todas partes. A veces, la diligencia puede sustituir la falta de conocimiento, que, si se desea, puede suplirse y obtenerse de diversas maneras.

Concisión y claridad de presentación.

Una carta comercial debe contener sólo la esencia de la información que representa valor práctico. Es completamente inaceptable permitirse discusiones largas y prolongadas o aburrir al destinatario con detalles innecesarios. Todos estos detalles no le traerán ningún beneficio, sólo le decepcionarán y le harán pensar que la información ofrecida es innecesaria e inútil.

En una carta comercial, la información debe presentarse de manera muy estructurada y concisa. Su tarea es transmitir un pensamiento o una noticia específica a su interlocutor, y no llevarlo a pensamientos profundos sobre la vida.

Plazos

Al redactar correspondencia comercial, es sumamente importante cumplir con los plazos de envío de cartas y tratar de responder lo más rápido posible. Por ejemplo, si un cliente establecido espera una respuesta inmediata de usted sobre algún tema importante, el aplazamiento y cualquier retraso pueden tener consecuencias indeseables, como la cancelación del contrato, el fracaso de un acuerdo importante, etc. Enviar correos electrónicos También es necesario hacerlo a tiempo porque al hacerlo le demuestras a tu oponente lo importante que es para ti.

Formatear un correo electrónico

Al redactar un correo electrónico, es extremadamente importante considerar varios puntos importantes. La forma en que esté diseñado determinará la impresión que el destinatario tendrá de usted.

Complete el campo "Asunto"

Sorprendentemente, en la práctica se produce a menudo una situación en la que cartas importantes que contienen los datos necesarios y Información necesaria¡Quédate sin indicar el tema relevante! Tal falta de atención o una renuencia deliberada a cargarse con acciones innecesarias en realidad resulta en el incumplimiento de los plazos y un aumento en la probabilidad de que el destinatario no abra la carta en absoluto.

Por este motivo, es necesario completar el campo “Asunto”. Esto debe hacerse incluso si no le va a contar nada importante a su interlocutor. Hay un porcentaje bastante alto de spammers en Internet que obstruyen deliberadamente el correo electrónico y distribuyen malware.

Disponibilidad de apelación personal.

De acuerdo, es mucho más agradable leer cartas que contienen llamamientos al destinatario que cartas sin rostro dirigidas a alguien desconocido. La presencia de una apelación individual en una carta enfatiza su importancia. Además, al hacerlo estás hablando en secreto de respeto hacia tu interlocutor ausente. No es necesario que sea familiar; diríjase siempre al destinatario por su nombre y patronímico.

Dirección correcta

Cuántos errores se podrían evitar si todos los internautas tuvieran mucho cuidado a la hora de rellenar sus direcciones de correo electrónico. Aunque los clientes potenciales u otras personas con quienes interactúa diariamente a menudo dejan sus direcciones de correo electrónico escritas en papel, luego se descubre que son extremadamente indiscriminados al hacerlo. Es por esta razón que surgen muchas opciones cuando el compilado y carta lista resulta que no se envía o incluso va a la dirección equivocada. Siempre verifique la dirección de un oponente importante, intente registrarla usted mismo en su diario o pídale que le envíe una carta de prueba.

Trabajando con información

Antes de enviar una carta terminada a un destinatario o grupo de destinatarios, conviene trabajar en el formato de la información. A veces hay que enviar cantidades bastante grandes de información por correo electrónico. En este caso, tiene mucho más sentido crear un archivo de datos. Las fotografías y otros documentos deben adjuntarse a la carta como un archivo separado. Nunca sobrecargues innecesariamente una carta con información innecesaria.

Por tanto, la ética de la correspondencia comercial implica el estricto cumplimiento de normas y reglas razonables que todos deberían conocer. usuario confiado computadora personal.