Viajes de negocios. Tiempo de viaje de negocios: ingresos o salario promedio

Durante el viaje de negocios, el empleado cobra según sus ingresos medios. Pero si regresa de un viaje, por ejemplo, el sábado, deberá recibir el doble del pago por el tiempo pasado en el viaje. El Ministerio de Trabajo así lo cree.

Remuneración durante un viaje de negocios

El período de viaje de negocios no se paga de la misma manera que el trabajo normal, sino según los ingresos medios (artículo 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El cálculo de los ingresos medios en sí se establece en el artículo 139 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, así como en el Reglamento sobre las características específicas del procedimiento para calcular el salario medio. salarios, aprobado Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 24 de diciembre de 2007 No. 922. Y las características específicas del envío de empleados en viajes de negocios están establecidas por el Reglamento aprobado. Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749 (en adelante, el Reglamento sobre viajes de negocios).

La cláusula 9 del Reglamento sobre viajes de negocios establece que los ingresos medios durante el período en que el empleado se encuentre en viaje de negocios y durante los días de viaje, incluidas las paradas forzosas en el camino, se retendrá para todos los días de trabajo de acuerdo con el horario determinado por la organización de envío. Tenga en cuenta que el tiempo de viaje del empleado también está sujeto a pago en función de los ingresos medios.

Sale y llega los fines de semana.

A menudo, los días de salida de los empleados en viaje de negocios y los días de llegada caen en fines de semana o días no laborables. vacaciones. Por ejemplo, un empleado se va de viaje de negocios el domingo y empieza a trabajar el lunes. O regresa de un viaje de negocios el sábado. Surge la pregunta: ¿cómo pagar el tiempo de viaje? ¿Y es necesario siquiera pagar por ello?

Observemos de inmediato que las opiniones de los funcionarios de diferentes departamentos estaban divididas. Por lo tanto, los especialistas de Rostrud creen que si un empleado regresa de un viaje de negocios en un día libre, este día no debería pagarse en absoluto. Esta posición consta en Oficio No. PG/5136-6-3 de fecha 20 de junio de 2013. Al mismo tiempo, se refieren al párrafo 9 del Reglamento sobre los ingresos medios, y añaden que el mantenimiento de los ingresos medios durante los días de viaje que caen en fin de semana no está previsto en el Reglamento. Y el artículo 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, que regula el procedimiento de remuneración en un día libre, según Rostrud, se aplica sólo en el caso de que un trabajador desplazado esté involucrado en un trabajo en un día libre.

Hay decisiones judiciales que coinciden con esta conclusión. Un ejemplo de esto es la sentencia de apelación del Tribunal del Distrito Autónomo de Khanty-Mansiysk - Ugra de 14 de junio de 2012 en el caso No. 33-2379/2012. El tribunal consideró que no había motivo para pagar el doble de salario por el tiempo dedicado a viajar durante el fin de semana, ya que no había ningún hecho de que el empleado estuviera trabajando los fines de semana.

Sin embargo, funcionarios del Ministerio de Trabajo tienen la postura contraria. Consideran que el tiempo de viaje que cae en fin de semana debe pagarse de conformidad con el artículo 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia con una “tarifa doble”. En lugar de pagar el doble, un empleado puede tomarse un día libre (sin paga), luego el viaje en un día libre se pagará a una “tarifa única”. Esta posición se da en Cartas de fecha 05/09/2013 No. 14-2/3044898-4415 y de fecha 25/12/2013 No. 14-2-337.

Las opiniones estaban divididas, pero en este caso coincidimos con el Ministerio de Trabajo. Presentemos los argumentos. El tiempo de descanso es el tiempo durante el cual el empleado está libre de trabajar. responsabilidades laborales y que puede utilizar a su discreción (artículo 106 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Evidentemente, si el día de salida o llegada de un viaje de negocios cae en día libre, el empleado no puede utilizar su día libre para un descanso adecuado. En este caso, un día libre equivale a un día laborable y se considera que el empleado trabaja en un día libre. Cabe señalar que en la mayoría de los casos los tribunales comparten esta posición (sentencia de apelación del Tribunal Regional de Irkutsk de 16 de julio de 2015 en el caso No. 33-5998/2015, Tribunal Regional de Krasnoyarsk de 15 de octubre de 2014 en el caso No. 33- 10015/2014, Tribunal Regional de Kirov de fecha 24/07/2014 en el caso No. 33-2335/2014, Tribunal Regional de Samara de fecha 11/08/2014 en el caso No. 33-7832, Tribunal Municipal de Moscú de fecha 28/08/2012 en caso No. 11-14545/2012, sentencia de casación del Tribunal Regional de Saratov de 14 de julio de 2011 en el caso No. 33-3776/11).

A su vez surge próxima pregunta: Si un empleado recibe un pago de acuerdo con su salario, ¿qué duplicar? ¿Se debe pagar al empleado el doble de la tarifa por hora por todas las horas de viaje en un día libre, o se le debe pagar el doble de la tarifa diaria por todo el día de salida/llegada, independientemente del número de horas que pase en el camino? Nuevamente, el tiempo de viaje también puede ocurrir de noche. ¿Significa esto que hay que pagar el doble por un viaje nocturno?

Lamentablemente, los documentos reglamentarios no regulan este punto y aún no hay una aclaración oficial al respecto. Sólo hay posiciones de algunos tribunales según las cuales el tiempo de viaje que coincida con dos fines de semana debe pagarse el doble tiempo de día salario por cada día libre (independientemente del número real de horas de viaje). Así se expresa en la sentencia de apelación del Tribunal Regional de Samara de fecha 11/08/2014 en el caso No. 33-7832, la sentencia de casación del Tribunal Regional de Saratov de fecha 14/07/2011 en el caso No. 33-3776/11. Esta posición no nos parece del todo justa, porque entonces resulta que dos empleados recibirán el mismo salario, pero uno de ellos se fue de viaje de negocios, digamos, el domingo por la mañana, y el otro, a última hora del domingo por la noche. En realidad, el primer empleado "pasó" todo el día con fines comerciales, y el segundo, después de haber pasado todo el día libre a su propia discreción, "pasó" sólo la noche con fines comerciales.

Y el Tribunal Regional de Tyumen, en sentencia de apelación de 18 de abril de 2012 en el caso No. 33-1500/2012, incluso afirmó que el trabajo de un trabajador desplazado en un día libre o feriado no laborable se paga de acuerdo con las reglas. de arte. 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, pero el pago se realiza al doble de los ingresos medios. Pero tales conclusiones son raras entre los tribunales.

Como puede ver, no existe un procedimiento exacto, por lo que la empresa puede ejercer el derecho establecido en la segunda parte del artículo 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Según él, los montos específicos de pago por el trabajo en un día libre o feriado no laborable pueden establecerse mediante un convenio colectivo, un acto regulatorio local adoptado teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados o un contrato de trabajo. Creemos que la propia empresa puede determinar el procedimiento para calcular el pago del tiempo de viaje que cae en fin de semana o festivo. El procedimiento elegido debe estar consagrado en la ley reglamentaria local.

¿Se me permitirá gastarlo?

Dadas las posiciones contradictorias de los funcionarios sobre la cuestión del pago del tiempo de viaje que cae en fin de semana, surgen preocupaciones sobre la inclusión del "doble pago" en los gastos al gravar las ganancias.

Sin embargo, no hay por qué temer. Los funcionarios permiten que los costos asociados con el pago de compensación a los trabajadores por los días de salida en un viaje de negocios y los días de llegada de un viaje de negocios que caen en fin de semana se tengan en cuenta al gravar las ganancias. Es cierto, siempre que las reglas reglamento interno aprobado por el director de la organización, prever horarios de trabajo los fines de semana y festivos. Esta posición se puede ver en Cartas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de fecha 11/08/2014 No. 03-03-10/39800, de fecha 18/04/2014 No. 03-03-06/2/17862, Servicio de Impuestos Federales de fecha 20/08/2014 No. SA-4-3/16564.

Fin de semana en el lugar de trabajo.

Sucede que después del final semana de trabajo el empleado se queda el fin de semana porque a partir del lunes continuará desempeñando la tarea oficial que le ha sido asignada. ¿Se paga el tiempo dedicado a esos fines de semana?

No si no estuviera involucrado en el trabajo estos días. Esta conclusión se desprende del párrafo 5 del Reglamento de viajes de negocios, según el cual la remuneración de un empleado si trabaja los fines de semana o días festivos no laborables se paga de conformidad con legislación laboral Federación Rusa. Según el artículo 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el trabajo en día libre se paga el doble.

Quizás alguien tenga una pregunta: ¿por qué en este caso no se aplica el artículo 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, mientras que el tiempo de viaje que cae en un día libre se paga en virtud de este artículo? El caso es que un empleado puede utilizar el fin de semana para intereses personales (ir al teatro, visitar a familiares o amigos, si están allí, etc.), y estar en un tren, avión o autobús no le da opción de cómo para pasar su tiempo.

EN práctica judicial Hay soluciones que confirman esta conclusión. Por ejemplo, de la sentencia de apelación del Tribunal Regional de Omsk de 24 de junio de 2015 en el caso No. 33-3937/15 se desprende que para pagar el trabajo los fines de semana incluidos en el viaje de negocios, el hecho de que el empleado estuviera Es necesario participar en el desempeño del trabajo en estos días.

Pero para los fines de semana que caen durante el viaje de negocios, el empleado tiene derecho a una asignación diaria que, esperamos, las autoridades no cancelarán.

El pago no se basa en los ingresos promedio, sino en el salario.

Algunas empresas cobran el pago de los días de viaje de negocios no según el promedio, sino según los ingresos reales. O realiza un pago adicional hasta el salario del empleado. Esta opción, aunque no del todo correcta, es aceptable. Lo principal es que los ingresos reales durante el viaje de negocios no sean inferiores a los ingresos medios, porque de lo contrario se violarán los derechos del empleado. Para evitar que esto suceda, es mejor comparar dos valores salariales para cada viaje de negocios: el primero, basado en los ingresos promedio, el segundo, basado en los ingresos reales. Y si el primer valor no es mayor que el segundo, podrás pagar el viaje de negocios en función del salario.

Además, la empresa podrá tener en cuenta el importe total de las ganancias reales como gastos al gravar las ganancias. Los funcionarios no tienen nada en contra de esto (Cartas del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 28 de abril de 2014 No. 03-03-06/1/19699, del 3 de diciembre de 2010 No. 03-03-06/1/756, Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú de 4 de febrero de 2008 No. 20-12/009705). Es cierto que dicho procedimiento debe estar previsto en una ley reglamentaria local, en un convenio laboral o colectivo.

Cuando un empleado es enviado a un viaje de negocios, se conservan su lugar de trabajo y sus ingresos medios, y también se pagan los gastos de viaje (artículo 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). La cláusula 9 del Reglamento sobre las particularidades del envío de empleados en viajes de negocios, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749 (en adelante, el Reglamento sobre viajes de negocios), también establece cómo se realizan los viajes de negocios. se pagan y estipula que las mismas reglas se aplican a los viajes de negocios de los trabajadores a tiempo parcial.

Enviar a un empleado en un viaje de negocios

Para enviar a un empleado a un viaje de negocios, debe haber una orden escrita del gerente indicando el lugar, el propósito, la duración del viaje de negocios, así como otros datos (artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Cuando hablamos de un viaje de negocios, solo podemos hablar de empleados de la organización, es decir, de personas que hayan celebrado un contrato de trabajo. Al mismo tiempo, los trabajadores a tiempo parcial también pueden ser enviados en viaje de negocios pagando dietas de viaje.

Si la organización ha celebrado un contrato civil contrato legal con un individuo, incluso si el contrato especifica los términos "viaje de negocios", "viáticos", el viaje de un contratista individual no es un viaje de negocios según la ley: no es necesario emitir un pedido, calcular un anticipo , o emitir subsidios de viaje. El contrato puede prever pagos iguales a los de los empleados de la organización, pero incluso en este caso no se reconocerán como gastos de viaje de negocios. Estos serán pagos al contratista en virtud del contrato, donde las partes determinan de forma independiente el momento y el monto de dichos pagos. A diferencia de los empleados, no se aplicarán las reglas relativas a la emisión de un anticipo y la presentación de un informe anticipado. Asimismo, la exención del IRPF en el pago de un viaje de negocios, establecida en el inciso 3 del art. 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (Carta del Ministerio de Finanzas de 24 de febrero de 2016 No. 03-04-05/10023).

¿Qué se les paga a los trabajadores desplazados?

Los pagos se pueden dividir en dos partes: salarios y gastos de viaje.

Principio general El reembolso de gastos en un viaje de negocios se establece en la Parte 1 del art. 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, pero la composición específica y el monto de los pagos los establece la organización en una ley local, en la que debe indicarse:

• gastos de viaje de los empleados;
• gastos de manutención;
• Subsidio diario.

En lo que respecta a los salarios, regla general se basa en ingresos promedio con algunas características.

Pago basado en los ingresos promedio de los empleados

Muy a menudo, el pago del tiempo de trabajo en un viaje de negocios se realiza en función del salario, sin tener en cuenta los requisitos del art. 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia sobre el cálculo basado en los ingresos medios. Mientras tanto, la necesidad de un cálculo basado en los ingresos medios también se indica en la cláusula 9 del Reglamento sobre viajes de negocios, y este procedimiento se aplica también al pagar el tiempo de viaje.

Si el fin de semana cae durante un viaje de negocios, incluso durante un viaje, entonces surge la pregunta de cómo pagar el viaje de negocios. La peculiaridad es que el pago se realiza según las reglas del art. 153 Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Así se indica en la cláusula 5 del Reglamento de viajes de negocios. El Ministerio de Trabajo de Rusia comparte la misma opinión (carta del 5 de septiembre de 2013 N 14-2/3044898-4415).

¿Cómo se paga un viaje de negocios?

Condición requerida enviar a un empleado a un viaje de negocios es el pago de un anticipo (cláusula 10 del Reglamento sobre viajes de negocios). Los términos y procedimiento para calcular el anticipo para un viaje de negocios no están regulados por ley, esto puede establecerse en las leyes locales; regulaciones. En la práctica, se elabora un presupuesto que indica los gastos aproximados y no es necesario documentar la dieta. Los costos de viaje y alojamiento se pueden confirmar mediante impresiones de los sitios de reserva. Si la organización paga los gastos mediante transferencia bancaria, estos fondos no se entregan al empleado. Es posible transferir las asignaciones de viaje a la tarjeta de salario del empleado o el anticipo se emite en efectivo desde la caja de la organización.

La lista de gastos de viaje está abierta. Además de los especificados en el art. 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, gastos de viaje, alojamiento y dietas, que deben ser reembolsados ​​​​al empleado, la organización puede establecer otros gastos en una ley local. Además, también se reconocen como gastos de viaje de negocios cualesquiera otros gastos pactados por el empleador. En cuanto a los viajes de negocios al extranjero, la cláusula 23 del Reglamento de Viajes de Negocios establece legalmente los gastos sujetos a reembolso obligatorio: gastos de obtención de visa, pasaporte extranjero, etc.

Al pagar viajes de negocios en 2016, este procedimiento siguió siendo el mismo.

Luego de regresar de un viaje de negocios, dentro de los tres días hábiles, el empleado deberá informar los montos gastados, documentando los gastos y realizar el pago final del anticipo emitido (cláusula 26 del Reglamento de Viajes de Negocios).

En el caso de que el empleado haya gastado propios fondos, el empresario está obligado a compensar el exceso de gastos.

Si el empleado gastó menos que el anticipo recibido o no proporcionó los documentos de respaldo, lo que también se considera falta de confirmación de gastos, entonces el empleador tiene derecho a retener el anticipo no gastado del salario del empleado (artículo 137 del Código del Trabajo de la Federación Rusa). Pero esto sólo se puede hacer si se cumplen simultáneamente dos condiciones:

• puede retenerse solo durante un mes a partir de la fecha en que el empleado debía devolver el anticipo;
• se requiere el consentimiento del empleado. Sin embargo, la forma de dicho consentimiento no está establecida, es decir, puede ser cualquier declaración en cualquier forma.

Si el empleado no está de acuerdo o no cumple con el plazo, la deducción solo es posible ante los tribunales.

Pagar viajes de negocios no es una cuestión fácil. Después de todo, normalmente cualquier viaje y trabajo fuera de un lugar permanente implica mayores gastos para el viajero de negocios. Los costes adicionales también corren a cargo del empleador, que está obligado a reembolsar al empleado sus gastos. En este caso, los importes de los gastos y reembolsos podrán tener consecuencias fiscales tanto para el empleado como para el empleador.

Cabe recordar que, según la legislación vigente, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para realizar una misión oficial fuera del lugar. trabajo permanente Los empleados que tengan una relación laboral con el empleador sobre la base de su escrito soluciones. Los trabajadores destacados tienen derecho a las garantías y compensaciones establecidas por la legislación laboral rusa.

Garantías y compensaciones para viajeros de negocios

Al enviar empleados en viajes de negocios, el empleador está obligado a mantener sus lugares de trabajo (puestos) y sus ingresos promedio, así como a reembolsar los gastos asociados con el viaje de negocios, a saber:

1. Los gastos de viaje;
2. Gastos de alquiler de locales residenciales;
3. Gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente (viáticos);
4. Otros gastos incurridos por el empleado con permiso o conocimiento del empleador.

Es importante recalcar que en viajes de negocios no enviado personas que trabajan bajo contrato civil, así como los empleados cuyo trabajo permanente, de acuerdo con contrato de trabajo, se realiza en la carretera.

Al mismo tiempo, los empleados que trabajan a distancia, así como los trabajadores a domicilio, pueden ser enviados en viajes de negocios. Al realizar un viaje de negocios, por ejemplo, desde un lugar de trabajo permanente (lugar de trabajo estacionario o desde casa), hasta la ubicación de la organización empleadora (por orden escrita del empleador). En consecuencia, pueden contar con garantías e indemnizaciones adecuadas. Esta posición fue confirmada una vez más por los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia en una carta.

Viaje de un empleado enviado en viaje de negocios sobre la base de una decisión escrita del empleador en división separada una organización de envío (oficina de representación, sucursal) ubicada fuera del lugar de trabajo permanente también se reconoce como viaje de negocios.

...creemos que el viaje de un trabajador remoto a la sede del empleador es un viaje de negocios.

Carta del Ministerio de Trabajo ruso

Así, la legislación establece un procedimiento especial para la remuneración del personal cuando realiza tareas oficiales del empleador fuera del lugar de trabajo permanente, y también prevé la compensación de los gastos correspondientes.

(y el Código del Trabajo de la Federación de Rusia)

Antes de comenzar a describir los cálculos, describiremos las reglas y procedimientos básicos para viajes de negocios y enumeraremos los documentos que deben redactar el empleador y el empleado en el proceso de registro de un viaje de negocios.

Procedimiento para viajes de negocios, pagos y compensaciones.

Si es necesario enviar a un empleado a un viaje de negocios, se sigue el siguiente procedimiento:

Nota a los puntos 2 y 3: Actualmente, el DNI y la asignación de trabajo son documentos opcionales. Sin embargo, se recomienda redactarlos para que no surjan disputas con el Servicio de Impuestos Federales.

Documentación de un viaje de negocios.

Es importante recordar que sólo un viaje de negocios correctamente realizado puede garantizar la conservación del salario y la cobertura de todos los gastos necesarios asociados al mismo. Sin embargo, en la práctica, a menudo surgen dudas y desacuerdos en relación con el reembolso de los gastos de viaje. En este caso, nuestro abogado ayudará a resolver la mayoría de los problemas brindándole una consulta en línea gratuita.

Así, las dietas de viaje se pagan sobre la base de los siguientes documentos:

1. Orden para realizar un viaje de negocios;
2. Un documento de viaje con una nota que indique la llegada y salida de cada destino (incluida la organización que envió al empleado) con firmas de personas autorizadas y sellos de las organizaciones pertinentes;
3. Informe anticipado, que describe detalladamente la recepción y el gasto de los importes emitidos;
4. Documentos que acrediten los gastos incurridos por el empleado (boletos, facturas, cheques, etc. Para mayor comodidad, se pegan en una hoja de papel y se adjuntan al informe de gastos);
5. Una hoja de tiempo para el período de trabajo en el que se realizó el viaje de negocios, para calcular los salarios de los días de salida.

El Ministerio de Finanzas de Rusia, al considerar la cuestión de las primas de seguros y el impuesto sobre la renta personal al compensar a los empleados con trabajo itinerante por los gastos asociados con viajes de negocios, expresó la siguiente opinión:

“A falta de documentos que acrediten los gastos de los empleados, se pierde el carácter compensatorio de estos pagos y los ingresos indicados están sujetos al impuesto sobre la renta individuos según el orden establecido".

Un empleado desplazado tiene derecho a los siguientes tipos de pagos por su trabajo fuera del lugar de trabajo permanente:

El cálculo de los ingresos durante el período de viaje de negocios se basa en el salario medio del empleado. La primera regla a este respecto es el procedimiento para determinar el período de trabajo para el cual se tienen en cuenta los datos sobre ingresos:

Después de determinar el período de facturación, es importante excluir correctamente los días en los que, mientras recibía varios tipos de pagos de la organización, el empleado realmente no trabajó. Entre ellos:

• Días pasados ​​de baja por enfermedad y baja por maternidad;
• Días pagados con salario medio (vacaciones, viaje de negocios);
• Días de inactividad por culpa del empleador;
• Salir por su propia cuenta y salir para cuidar a un niño;
• El período de huelga sin la participación de este empleado;
• Días libres especiales establecidos por ley para el cuidado de un niño discapacitado.

El ingreso medio por un período de trabajo a tiempo parcial se calcula en función del tiempo real trabajado. Cuando se contabilizan las horas de trabajo en total, el cálculo se realiza sobre la base de los ingresos medios por hora.

Para determinar la cantidad deberá hacer lo siguiente:

1. Los pagos devengados a un empleado durante el período de cálculo deben dividirse por la cantidad de días trabajados en el mismo período;
2. El monto resultante se multiplica por el número de días de viaje de negocios.

Al calcular el salario promedio para los pagos de viajes, a menudo surgen las siguientes situaciones con respecto a la relación entre el salario diario regular del empleado y el promedio:

1. Cuando el salario medio exceda del salario regular, los viáticos se pagarán al promedio;
2. Si los ingresos medios son inferiores al salario diario, las regulaciones locales (actos legales) de la mayoría de las organizaciones permiten realizar pagos adicionales para evitar la vulneración de los derechos de los trabajadores.

En la práctica, muy a menudo se dan casos en los que una persona tiene que pasar los fines de semana en un viaje de negocios:

1. Realizar directamente funciones oficiales;
2. Mientras viaja hacia su destino o regresa a casa.

En tal caso, la legislación contiene normas que establecen las siguientes opciones de remuneración:

• Pago doble;
• Pago único con provisión de tiempo libre a la llegada al lugar de trabajo.

La controvertida cuestión sobre el pago de los viajes posteriores al trabajo de un empleado al que se le realizaron “pagos dobles” no tiene actualmente una respuesta clara. Una interpretación extraoficial de fuentes gubernamentales pide no tener en cuenta el doble pago por viajes de negocios durante el cálculo del salario medio.

¿Cómo se pagan las dietas de viaje? Cálculo de la asignación diaria

El pago de las dietas está regulado en su mayor parte por convenios colectivos u otras leyes locales de personas jurídicas. Y la principal limitación para el empleador a la hora de determinar el monto de dichos pagos es la imposición del impuesto sobre la renta personal (NDFL) sobre los montos que excedan el límite. De acuerdo con este criterio, el importe de la remuneración diaria de los trabajadores desplazados en la mayoría de las empresas no supera 700 rublos.— el importe de la asignación diaria para un viaje de negocios en 2019 a Rusia y 2.500 rublos. - en un viaje de negocios al extranjero.

Como se señaló anteriormente, las características específicas de un viaje de negocios de un día implican, en la mayoría de los casos, llegar a casa el día de la salida. Los pagos diarios tienen como objetivo reembolsar los gastos del empleado causados ​​por una estancia de 24 horas fuera de su domicilio, en un asentamiento extranjero. En este sentido, los pagos diarios por un viaje de negocios de un día están sujetos al IRPF. La única excepción a esta regla son los viajes de negocios de un día, por los cuales el empleado recibe la mitad de la remuneración diaria establecida por la organización.

Las características importantes de este tipo de subsidio de viaje son:

• la ausencia de un requisito legal de prueba documental de sus gastos por parte de un viajero de negocios;
• acumulación de dietas por cada día de viaje de negocios, incluidos festivos y fines de semana.

Existen algunos detalles al calcular las dietas para el pago de viajes de negocios al extranjero:

1. Las dietas se emiten en moneda extranjera al tipo de cambio vigente al momento de su emisión. Dinero;
2. Es aconsejable pagar las dietas para el último día de un viaje de negocios al extranjero en la cantidad establecida para viajes nacionales (700 rublos), que está asociada con el cruce de la frontera de la Federación de Rusia ese día (las autoridades fiscales, al dar tales recomendaciones , consulte la cláusula 18 del Reglamento sobre viajes de negocios).

Algunas empresas practican pagar la comida completa del viajero en lugar de pagar viáticos.

Cálculo de dietas de viaje con días excluidos

Ejemplo:

El salario de un empleado desde el 1 de junio de 2018 hasta el 31 de mayo de 2019 es de 5.000 rublos. A partir del 1 de junio de 2018, el empleado toma 28 días de vacaciones. El empleado estuvo enfermo el día 10. días del calendario- del 14 de marzo al 23 de marzo (en marzo hay 31 días de los cuales 21 fueron trabajados) 2017 inclusive.

Viajes de negocios= Salario: 29,4 días. *(M + (29,4 días : Kdn1 * Kotr1) * D

Viajes de negocios= Salario [durante 12 meses. 5000*12=60 000] : días *(M + 29,4 días: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4.893,45 frotar.

• D - número de días naturales de vacaciones.

• M es el número de meses completamente trabajados en el período de facturación;
• • Kdn1: el número de días naturales en meses no trabajados en su totalidad;
  • Cotr1: el número de días naturales en meses "incompletos" que corresponden al tiempo trabajado.

Pago de viajes de negocios - reembolso de gastos

La compensación por los gastos incurridos por una persona en relación con su estadía en un viaje de negocios también está regulada por las regulaciones locales. entidad legal, pero está limitado por la necesidad de pagar el impuesto sobre la renta personal. Sí, no están sujetos a impuestos ni seguros. los siguientes tipos los gastos de viaje:

• Para viajes (incluida la franquicia de equipaje);
• Para alquiler de vivienda;
• Para servicios de comunicación;
• Para pasaportes y visas internacionales;
• Para cambio de moneda.

Al mismo tiempo, los gastos de alquiler de vivienda están exentos de impuestos con un determinado límite en su importe diario:

• 700 rublos.– para viajes de negocios dentro de la Federación Rusa;
• 2.500 rublos.- para viajes de negocios al extranjero.

Una regla importante para la exención del impuesto sobre la renta de los gastos enumerados es su prueba documental. Se consideran documentos justificativos los siguientes:

1. Billete de viaje, impresión en papel de documento de viaje electrónico, tarjeta de embarque, recibo de caja desde un taxi, documentación que confirme el uso de transporte personal - para confirmar los costos de transporte;
2. Una factura o recibo de efectivo de un hotel, contrato de alquiler, contratos, facturas, cheques de pago de servicios inmobiliarios, para confirmar los gastos de manutención;
3. Facturas de pago de servicios de comunicación, listas de llamadas telefónicas, control de equipaje - para confirmar otros gastos.

Las regulaciones locales de la organización empleadora pueden prever cualquier otro tipo de gastos de viaje y sus restricciones, e incluso el pago de gastos sin presentación de documentos justificativos.

En conclusión, observamos que cualquier violación de los derechos e intereses de un empleado, incluido el cálculo incorrecto de las asignaciones de viaje, puede ser apelada ante los tribunales. También puede encontrar respuestas a otras preguntas sobre el tema, por ejemplo, en nuestro sitio web.

Para la mayoría de los empleados, los viajes de negocios son gran oportunidad combine negocios con placer: trabaje duro (y gane dinero) y, después de un duro día, obtenga impresiones de una nueva ciudad o incluso de otro país. Y todo a costa de la empresa. Sin embargo, el empleador envía a los empleados no a ver los lugares de interés, sino a trabajar, cumpliendo las instrucciones de la dirección. Cualquier trabajo fuera de la organización puede considerarse un viaje de negocios si la naturaleza de las actividades del empleado no requiere viajes constantes. Es decir, viajar por cuestiones laborales dentro de la propia ciudad, si está debidamente documentado, también es un viaje de negocios. Mientras el empleado realiza su tarea oficial, el empleador conserva el control sobre él. lugar de trabajo, salarios y garantías de pago de dietas de viaje (artículo 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

¿Qué está incluido en los gastos de viaje?

Un empleador que envíe a un empleado a trabajar fuera de la organización está obligado a compensarlo por los siguientes gastos:

• pagar el salario por todo el tiempo de ausencia del lugar de trabajo por salida (por todas las horas de trabajo, según el horario del lugar principal de actividad, los días en que el empleado se encuentra en viaje de negocios y de viaje);
• pagar el viaje hacia y desde su lugar de estancia (viajar en todo tipo de transporte, excepto taxis, gastos de reserva de billetes, primas de seguro de pasajeros, ropa de cama);
• pagar un hotel o una vivienda de alquiler (coste habitación de hotel o alquiler de apartamento, alimentación y servicios adicionales, si están incluidos en la factura total de alojamiento sin que se emitan en una línea separada);
• enumerar la asignación diaria (basada en cada día de viaje de negocios y tiempo de viaje, con excepción de los viajes de negocios de un día o la capacidad del empleado de regresar a casa todos los días);
• compensar los gastos adicionales en los que incurrió el viajero de negocios de acuerdo con la gerencia (pago por participación en eventos comerciales, servicios de traducción y otros gastos).

Documentos de viaje

El pago de los gastos de viaje se realiza sobre la base de un conjunto de documentos completo y correctamente redactado. Antes de la salida del empleado, el empleador, por su parte, forma:

• asignación oficial;
• una orden para organizar un viaje de negocios de un empleado para realizar tareas de gestión;
• Certificado de viaje con registro de la hora de salida del empleado.

Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe presentar al departamento de contabilidad dentro de los tres días:

• certificado de viaje con notas sobre la llegada/salida del lugar del viaje de negocios y la hora de regreso al trabajo;
• un informe anticipado con una lista de los gastos incurridos y el monto a pagar al empleado o deducirse de su salario (si no se ha gastado todo el anticipo);
• documentos que confirman los gastos (billetes de transporte, recibos, facturas), que se pegan en hojas A4 y se adjuntan al informe de gastos;
• un informe sobre el desempeño de un encargo de trabajo en un viaje de negocios, firmado por los superiores inmediatos.

Cálculo de dietas de viaje.

Al determinar el monto de los pagos, se calcula el tiempo que el empleado pasa en viaje de negocios. Se considera día de inicio de un viaje de negocios el día de salida del lugar, incluido el tiempo necesario para llegar al aeropuerto, estación de tren, estación (si están ubicadas fuera de asentamiento). En consecuencia, el día final es el día en que el viajero de negocios llegó al lugar de su trabajo principal. Teniendo en cuenta la duración del viaje, se calcula el número de días que el viajero de negocios tuvo que trabajar durante este tiempo en un lugar de trabajo permanente.

La legislación laboral prevé el pago de asignaciones de viaje en función de los ingresos medios. Dado que el salario promedio se calcula en base a los salarios reales de los 12 meses calendario anteriores, puede resultar que el salario promedio sea significativamente menor que el actual, en cuyo caso el empleado pierde dinero. El empleador tiene derecho a compensar al empleado por esta diferencia, con base en los documentos internos de la organización y el convenio colectivo. Así, por ley, al empleado se le garantiza el pago de un mínimo obligatorio equivalente al salario medio y pagos adicionales hasta el nivel actual, de acuerdo con las normas locales de la empresa. Como regla general, los empleadores pagan la cantidad máxima posible, ya que el deterioro condición financiera debido a un viaje de negocios vulnera los derechos del empleado.

Si todo está claro con los días laborables, ¿qué hacer con los fines de semana que caen durante un viaje de negocios? Aquí el procedimiento de pago es el siguiente: si, durante un viaje de negocios, un empleado descansa los fines de semana y festivos, no se retienen sus ingresos medios. Si un empleado, de acuerdo con la orden, tiene que ir a trabajar, el pago de los subsidios de viaje los fines de semana se realiza en una cantidad doble, basada en el salario del empleado, o una vez, pero con tiempo libre. Es ilegal negarse a pagar los días libres si un empleado se encuentra en camino hacia o desde un viaje de negocios basándose en que no estaba desempeñando sus tareas laborales en ese momento. El tiempo de viaje también se paga al doble de la tarifa por hora por las horas reales de viaje.

En cuanto a las dietas, el empleador determina su cuantía independientemente de acuerdo con la normativa local. Las dietas que excedan el estándar establecido por el Código Fiscal (700 rublos por día en Rusia y 2500 rublos en viajes de negocios al extranjero) están sujetas al impuesto sobre la renta personal (en la medida del exceso).

Los gastos documentados de viaje y alojamiento se reembolsan en su totalidad; si no se proporcionan los documentos para los gastos, se reembolsan al costo mínimo o estándar. El empleado también recibe una compensación por los costos adicionales asociados con el desempeño de una tarea oficial: gastos de entretenimiento, entradas a eventos y otros. La compensación por todos estos gastos no constituye un ingreso para el empleado, por lo que no se paga impuesto sobre la renta. La alimentación y los gastos personales de transporte y hotel, si se facturan por separado (no incluidos en los gastos de viaje y alojamiento), se pagan con cargo a la asignación diaria del empleado. El empleador puede reembolsar voluntariamente al empleado dichos gastos, pero luego se le retendrá el impuesto sobre la renta personal.

El reembolso de los gastos de viaje, salvo en determinados casos previstos por la ley, no está sujeto al impuesto social unificado ni a las cotizaciones a las pensiones. El empleador tiene derecho a deducir esta cantidad de su beneficio imponible.

Viaje de negocios al extranjero

Las particularidades del pago de viajes de negocios al extranjero están relacionadas con el cálculo de las dietas y los gastos incurridos en moneda extranjera. El pago de las dietas se realiza de acuerdo con las normas establecidas por las regulaciones gubernamentales No. 93 del 08/02/2002 con modificaciones posteriores y No. 812 del 26/12/2005 (para organizaciones presupuestarias).

Antes de la salida, el empleado recibe un anticipo, calculado según el presupuesto de viaje, en efectivo o mediante transferencia a tarjeta plástica, o de otras formas, incluidos los rublos. Desde el momento de la salida de Rusia, las dietas se acumulan de acuerdo con las normas del país de llegada al ingresar al territorio de Rusia; de manera similar, en; orden inverso. El día en que se modifica el monto de la asignación diaria lo determina el sello del cruce fronterizo. Si un viajero de negocios se traslada de un país a otro, la asignación diaria se calcula según las normas de cada país por separado. Cuando no hay sellos en el pasaporte (como cuando se viaja a países Schengen), el hecho de cruzar la frontera se confirma mediante otros documentos, como los billetes.

Las organizaciones comerciales pueden determinar sus propias dietas diarias para viajes de negocios al extranjero, pero no deben ser inferiores a las exigidas por la ley. estándares establecidos. Estas normas están fijadas en el reglamento interno de la empresa.

Las dietas superiores a 2.500 rublos por día están sujetas al impuesto sobre la renta y no se retienen impuestos del reembolso de los gastos de viaje. Los viajes y el alojamiento en el extranjero se pagan por los gastos reales incurridos de acuerdo con los documentos justificativos aportados. Además, el empleador reembolsa al empleado gastos tales como:

• registro de pasaporte y visa extranjeros;
• seguro para quienes viajan al extranjero;
• conversaciones telefónicas;
• tarifas por cambio de moneda y cambio de cheques;
• franquicia de equipaje que no exceda los 30 kg;
• Otros gastos acordados con la dirección.

Un empleado que regresa del extranjero presenta un informe anticipado en un plazo de diez días. Adjunto a:

• documentos de gastos;
• copias de páginas de un pasaporte extranjero con marcas de aduana;
• informe detallado del viaje.

El saldo no gastado de la moneda contable se devuelve a la caja de la empresa, o el gasto excesivo del anticipo se reembolsa al empleado de cualquier forma conveniente.

En algunas organizaciones, los empleados suelen viajar fuera de su lugar de trabajo permanente para resolver diversas cuestiones relacionadas con las actividades de la empresa. Estos viajes se denominan viajes de negocios. Quienes rara vez viajan por negocios tienen una serie de preguntas relacionadas con su viaje de trabajo. ¿Cómo se paga el tiempo en un viaje de negocios? ¿Se pagan los días libres en un viaje de negocios?

¿Qué es un viaje de negocios?

Un viaje de negocios es un viaje de negocios de un empleado por negocios con una organización con la que tiene un contrato de trabajo, a un área alejada de su lugar de trabajo y residencia permanente. Los viajes por trabajo que sean de carácter permanente no se consideran viajes de negocios. La duración, el propósito y el alcance del viaje de negocios los determina el empleador.

¿En qué se diferencia un viaje de negocios de un viaje normal?

Se señaló anteriormente que el trabajo itinerante o el trabajo realizado en la carretera no se considera un viaje de negocios. Se refiere a trabajos que requieren desplazamiento de una localidad a otra. Este tipo de actividad incluye las profesiones de mensajero, especialista que trabaja de guardia (taxista, reparador de equipos) y agente comercial. Al celebrar un contrato de trabajo con dichos especialistas, una cláusula separada estipula que su trabajo es de carácter itinerante.

Tipos de viajes de negocios

EN documentos reglamentarios Se describen los siguientes tipos de viajes de negocios:

• territorial: en toda Rusia y fuera del país;
• temporal - a largo y corto plazo;
• por el número de participantes: individuales y grupales;
• por organización: planificada y no planificada.

En este artículo veremos las características de un viaje de negocios de corta duración, de un día y en solitario. Se debe entender por viaje de negocios de un día un viaje de negocios cuya duración no supere las 24 horas, tras las cuales el empleado regresa a su lugar de trabajo. residencia permanente y actividad laboral.

¿A quién no se le debería enviar en un viaje de negocios?

Un empleador puede enviar a un viaje de negocios únicamente a aquellos empleados con los que tiene un contrato de trabajo. Pero incluso entre esos trabajadores puede haber una categoría de personas a las que no se les puede enviar en un viaje de negocios:

• empleados que trabajan bajo contrato de aprendizaje, pero si el viaje de negocios está relacionado con la formación, pueden ir;
• mujeres embarazadas;
• candidatos que participan en elecciones;
• empleados que no pueden viajar por problemas de salud;
• personas menores de 18 años, con excepción de los empleados que tengan una profesión creativa.

¿Quién puede realizar un viaje de negocios?

• mujeres que tienen un hijo menor de 3 años;
• empleados que estén criando hijos menores de 5 años sin cónyuge;
• empleados que sean tutores de niños menores de edad;
• trabajadores que cuidan a un niño discapacitado o a un familiar gravemente enfermo que necesita atención constante.

Esta categoría de empleados tiene derecho a rechazar un viaje de negocios presentando una declaración al gerente.

¿Es posible enviar a autónomos y trabajadores a tiempo parcial a un viaje de negocios?

• Fuera del estado;
• al mismo tiempo.

¿Se pueden enviar en viajes de negocios? ¿Cómo se paga el viaje de negocios en su caso?

Un autónomo es un empleado que trabaja para una organización por invitación o solicitud. Su trabajo no es permanente y entre él y la organización se celebra un contrato de derecho civil, no un contrato de trabajo. Por lo tanto ellos relaciones laborales no está regulado por el Partido Laborista, pero Código Civil. ¿Se paga el viaje de negocios en este caso? Sí, se paga, pero no según contrato de empleo, pero en el derecho civil. La persona es compensada por los gastos asociados con:

• alojamiento para viajes y alquiler;
• otros gastos especificados en el contrato.

Se podrán pagar de las siguientes formas:

1. Todos los gastos están incluidos en el monto de la remuneración establecida en el contrato.
2. La remuneración según el contrato y los gastos se pagan por separado.
3. La propia organización paga total o parcialmente los gastos asociados al viaje sin la participación del empleado desplazado.

El trabajo a tiempo parcial se realiza en el tiempo libre del trabajo principal y, por lo tanto, un empleado a tiempo parcial no puede ser enviado a un viaje de negocios si durante el viaje de negocios participa en otra organización. En este caso, se requiere un permiso por escrito para que el empleador viaje desde el lugar de trabajo principal.

Si durante un viaje de negocios el empleado no realiza actividades en su lugar de trabajo principal, no se requiere el permiso del empleador.

Si ambos empleadores envían a un empleado a un viaje de negocios, comparten entre ellos los gastos asociados con el viaje de negocios mediante acuerdo.

¿Cómo se organiza un viaje de negocios?

Antes de un viaje de negocios, el empleado se familiariza con el propósito y las tareas asignadas y da su consentimiento o rechazo por escrito al viaje de negocios. Si está de acuerdo, se requieren los siguientes documentos para registrar un viaje de negocios:

• orden (instrucción) del empleador de enviar a un empleado a un viaje de negocios;
• Informe de progreso;
• informe anticipado.

Esta lista de documentos es un formulario simplificado que se introdujo en 2016. Pero junto con el nuevo, también se puede utilizar el antiguo formulario de registro de viaje de negocios, que, además de los documentos anteriores, incluye:

• asignación oficial.

La orden se redacta según los formularios nº T-9, si viaja un empleado, y T-9a, si es un grupo.

El empleado que fue enviado en un viaje de negocios prepara un informe sobre el trabajo realizado en una columna especial del documento "Asignación de oficina". Debe redactarse no más de 3 días después de regresar de un viaje de negocios a su lugar de residencia y trabajo permanente.

Se necesita un informe anticipado para confirmar el pago anticipado emitido o la recepción de fondos para reembolsar los gastos de viaje. Al informe se adjuntan recibos, boletas y recibos para respaldar los gastos.

¿Cómo se paga un viaje de negocios?

Una de las preguntas importantes para quienes realizan un viaje de negocios es si el viaje de negocios está pagado. La respuesta es sí. El empleador corre con una serie de gastos asociados al viaje de trabajo. ¿Cómo se paga un viaje de negocios? Veámoslo a continuación.

• Los ingresos medios. Si un empleado se va de viaje de negocios, tiene garantías de mantener los ingresos medios, que se determinan mediante la fórmula: el salario acumulado por los días trabajados se divide por el número de días trabajados.
• Impuestos. Todos los ingresos de las personas físicas están sujetos a impuestos y, por tanto, el salario medio de un empleado que se va de viaje de negocios también está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas.
• Seguro. Los ingresos medios están sujetos a prima de seguro, ya que se trata de un pago o remuneración devengado por el pagador de primas de seguro a favor de personas físicas bajo contrato de trabajo.
• Contribuciones por lesiones. Los ingresos medios están sujetos a cotizaciones por lesiones.
• Impuesto sobre la renta. El importe de los ingresos medios se tiene en cuenta en los costes laborales.
• Subsidio diario. La cantidad de dinero que cubre los gastos personales del empleado en un viaje de negocios durante un viaje con el que puede regresar a su lugar de trabajo y residencia permanente no se paga si el viaje de negocios es de menos de 24 horas. Una excepción es un viaje al extranjero en el que el viajero sale y regresa el mismo día. ¿Cómo se paga un viaje de negocios al extranjero si no supera las 24 horas? La respuesta es el 50% de lo especificado en el convenio colectivo y la normativa local.

¿Tiene alguna pregunta sobre si estas disposiciones se aplican si el viaje de negocios es por un día? ¿Cómo se paga en este caso? La respuesta es que las reglas de pago son las mismas.

¿Se pagan los gastos de viaje y otros gastos?

Examinamos cómo se pagan los viajes de negocios y los gastos relacionados, según lo especificado en los documentos reglamentarios y sujeto a impuestos y contribuciones de seguros. Pero hay una serie de gastos que el empleador también está obligado a pagar al empleado, pero no están sujetos a impuestos ni contribuciones. Es el pago de viajes, alojamiento y otros gastos acordados o no con la dirección. Todos estos gastos deben estar documentados.

¿Cómo se paga el viaje en viaje de negocios? Si existen documentos que confirmen los gastos de viaje, los gastos se compensan en función del importe indicado en el recibo o billete.

Si no hay documentos, pero sí el hecho del viaje, entonces en base al mínimo plan tarifario clase económica en aviones, trenes y el precio de un billete de ida y vuelta en autobús.

Otros gastos están incluidos en Documentos que acompañan, en el que el empleado realiza un viaje de negocios.

¿Cómo se paga un viaje de negocios los fines de semana y festivos?

Arriba vimos cómo se pagan los viajes de negocios entre semana. ¿Qué pasa si el viaje de negocios cae en fin de semana o festivo? En este caso, los gastos de viaje de negocios se reembolsan de forma diferente. Veamos cómo se paga un viaje de negocios en fin de semana.

De acuerdo a Código de Trabajo, el trabajo de un empleado desplazado en fin de semana o día festivo se paga al menos el doble de esa cantidad. El monto del pago depende del tipo de trabajo. Entonces, si el trabajo:

• trabajo a destajo, entonces el pago es al doble de la tarifa por trabajo a destajo;
• diaria u horaria, y luego no menos del doble de las tarifas diarias y horarias;
• salario: en una cantidad única de la tarifa por hora o por día, si el trabajo se realizó dentro de norma mensual y duplicar la tarifa diaria o por hora si el trabajo excedió la norma mensual.

Hay que tener en cuenta que el doble importe de la remuneración no se aplica a las 24 horas completas en las que el empleado se encuentra en viaje de negocios. ¿Cómo se paga el tiempo de un viaje de negocios los fines de semana y festivos? El aumento de salario por trabajo en fin de semana o feriado se calcula teniendo en cuenta las horas durante las cuales el empleado desempeñará sus funciones. El número de horas se especifica con antelación en la orden del viaje de negocios. Echemos un vistazo más de cerca a un ejemplo. Digamos que hay una organización "Plastic Windows and Doors Plus", y su empleado Ivan Ivanovich Ivanov fue enviado a una ciudad vecina en un viaje de negocios a la exposición "Nuevas tecnologías en el campo de ventanas de plastico y puertas." La exposición se llevará a cabo de 10:00 a 20:00. Esto significa que tiempo de trabajo Ivan Ivanovich Ivanov estará de 10:00 a 20:00 horas, y la organización pagará el doble sólo por esas 10 horas que estará en la exposición.

Analizamos cómo se paga y decidimos un viaje de negocios en un día libre. lado financiero pregunta. A continuación veremos cómo evitar los problemas durante el viaje de negocios que puedan surgir tras la llegada.

• Familiarícese con la situación criminal en la ciudad con anticipación y descubra rutas seguras desde el aeropuerto o la estación de tren hasta el hotel y la organización a la que lo envían.
• Antes de tu viaje, revisa los documentos que necesitas completar y verifica que estén disponibles antes de partir.
• Utilizar los bienes y servicios de aquellas organizaciones que utilizan cajas registradoras e inspirar confianza.

Analizamos qué es un viaje de negocios de un día, cómo se paga y qué se debe seguir al partir. Por tanto, este artículo le ayudará a evitar malentendidos antes, durante y después de un viaje de negocios.